Microsoftin digivälineet veloituksetta klubeille

Lisäksi tämä tarjoaa mahdollisuuden keskustella Teamssin välityksellä ja käyttää omaa suljettua Chattikanavaa. Microsoft sponsoroi osan palveluistaan veloituksetta hyväntekeväisyysjärjestöille, ja osa palveluista on saatavilla merkittävillä alennuksilla. Lisätietoa asiasta löytyy osoitteesta: https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/nonprofit.

Selitän tässä, miten tämä tapahtuu käytännössä. Prosessi sisältää useita vaiheita. Microsoftin maksulliset ohjelmat edellyttävät varmistusta, että organisaatio on hyväntekeväisyysjärjestö. Koska Microsoft ei tunne suomalaisia yrityksiä tai yhdistyksiä, se on ulkoistanut tulkinnan Techsoupille.

Ensimmäinen vaihe on rekisteröityä yhdistyksenä Techsoupille (osoite: https://www.techsoup.fi/). Tässä tekstissä käsitellään Microsoftin palveluja, mutta sivuston lahjoittajat-valikossa on myös muita tuotteita, joita voi tarvittaessa hyödyntää. Rekisteröinnin tekee yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omistava henkilö, jonka ei kuitenkaan tarvitse olla pääkäyttäjä palvelussa. Sivustolla saattaa välillä näkyä englanninkielisiä sivuja, mutta yläosassa on kielipalkki, josta kielen voi vaihtaa suomeksi. Tämän jälkeen täytetään rekisteröintilomakkeet ja hakemus etenee.

Tähän väliin tulee sitten pieni odotusaika, kun Techsoupin pitää tarkistaa yhdistyksenne tiedot ja varmistaa Microsoftin ehtojen täyttymisen ilmaisuusoikeudesta.

Kun olette saaneet vahvistuksen hyväksynnästä Techsoupilta, pääkäyttäjäksi tulee rekisteröityä saman henkilön, joka on hakenut alennusoikeutta Techsoupilta Microsoftin palveluun osoitteessa: https://nonprofit.microsoft.com/fi-fi/getting-started. Sivustolta löytyy selkeät ohjeet, ja noin sivun puolivälissä sijaitsee "Rekisteröidy nyt" -painike. Tämän jälkeen täytetään vielä lomake rekisteröitymistä varten. Rekisteröitymisen jälkeen henkilöllä on pääkäyttäjätunnukset, jolla voi kirjautua osoitteeseen portal.office.com, jossa tehdään varsinaiset pääkäyttäjätoimenpiteet. Portaalissa voi myös luoda tarvittaessa muita pääkäyttäjiä ja jakaa käyttöoikeuksia.

Tuotteet otetaan käyttöön kahdessa vaiheessa: tilaa ensin käyttöoikeudet ja liitä ne sitten käyttäjiin. Käyttöoikeudet tilataan pääkäyttäjäportaalista kohdasta "Laskutus" ja "Osta palveluita". Verkkokaupassa näkyvät Microsoftin tuotteet ja niiden hinnat. Veloituksettomat tuotteet ja niiden ominaisuudet löytyvät jutun lopusta.

Tilaa tuote painamalla "Tiedot", lisää määrä, siirrä ostoskoriin ja mene kassalle. Vaikka tilaus on veloitukseton, luottokortin tiedot vaaditaan. Tilaus hyväksytään ja tuotteet ovat heti käytettävissä.

Seuraavaksi alkaa normaali pääkäyttäjätyö. Lisätään tarvittaville henkilöille tunnukset ja niihin jokin tilattu palvelu.

Loppuhuomautukset

Pilvipalveluissa on tärkeää muistaa, millä identiteetillä palvelua käyttää, sillä se vaikuttaa käyttöoikeuksiin. Leijonilla voi olla useita identiteettejä samaan palveluun (esim. Microsoft M365): koti-, työ- ja Klubin identiteetti. Klubin identiteetti on yleensä muodossa: etunimi.sukunimi@yhdistys.onmicrosoft.com. Tarvittaessa voit myös rekisteröidä domainin, jolloin on mahdollista saada tuo loppuosa lyhemmäksi. Meillä Himangan klubilla tuo on lchimanka.fi, jolloin voimme tuota osoitetta käyttää myös sähköpostina Lions asioissa tarvittaessa.

Lopuksi vielä noiden microsoftin tuotteiden sisältö:

Microsoft 365 Business Basic

- Keskustele, soita ja järjestä kokous enintään 300 osallistujalle Microsoft Teamsin avulla
- Microsoft 365 -sovellusten verkko- ja mobiiliversiot (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint)
- 1 Tt pilvitallennustilaa tiedostoille
- Yritystason sähköposti
- Vakiosuojaus
- Puhelin- ja verkkotuki milloin tahansa

Microsoft 365 Business Premium

- Edelliset ominaisuudet
- Lisäksi koneelle asennettavat versiot tuotteista
- Näitä tulette saamaan vain 10 kappaletta

Kari-Pekka Kenakkala