Microsoft M365-tjänster kostnadsfritt för klubbar

Dessutom ger detta möjlighet att kommunicera via Teams och använda en egen sluten chattkanal. Microsoft sponsrar vissa av sina tjänster kostnadsfritt för välgörenhetsorganisationer, och vissa tjänster är tillgängliga med betydande rabatter. Mer information finns på:

https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/nonprofit

I praktiken omfattar processen flera steg. Microsofts avgiftsbelagda program kräver en verifiering av att organisationen är en välgörenhetsorganisation. Eftersom Microsoft inte känner till finländska företag eller föreningar har de lagt ut denna bedömning på TechSoup.

Det första steget är att registrera föreningen hos TechSoup (adress: https://www.techsoup.fi/). I denna text behandlas Microsofts tjänster, men under menyn ”Donatorer” på webbplatsen finns även andra produkter som vid behov kan utnyttjas. Registreringen görs av en person som har rätt att teckna föreningens namn, men personen behöver inte vara huvudadministratör för tjänsten. På webbplatsen kan det ibland visas sidor på engelska, men längst upp finns ett språkval där du kan byta språket till finska. Därefter fyller du i registreringsformulären och ansökan går vidare.

Därefter följer en kort väntetid medan TechSoup kontrollerar föreningens uppgifter och säkerställer att kraven för Microsofts kostnadsfria tjänster är uppfyllda.

När ni har fått en bekräftelse från TechSoup om att ansökan har godkänts ska samma person som ansökte om rabatten hos TechSoup registrera sig som huvudadministratör för Microsofts tjänst på adressen: https://nonprofit.microsoft.com/fi-fi/getting-started.

På webbplatsen finns tydliga instruktioner och ungefär mitt på sidan finns knappen ”Rekisteröidy nyt” (Registrera dig nu). Därefter fyller du i ytterligare ett formulär för registreringen. Efter registreringen får personen administratörsuppgifter som kan användas för att logga in på portal.office.com, där de egentliga administrativa åtgärderna utförs. I portalen kan man också vid behov skapa ytterligare administratörer och tilldela användarrättigheter.

Produkterna tas i bruk i två steg: beställ först licenserna och tilldela dem sedan till användarna.

Licenserna beställs i administratörsportalen under ”Laskutus” (Fakturering) och ”Osta palveluita” (Köp tjänster). I webbutiken visas Microsofts produkter och deras priser. De kostnadsfria produkterna och deras funktioner beskrivs i slutet av denna text.

Beställ en produkt genom att klicka på ”Tiedot” (Information), ange antal, lägg produkten i kundvagnen och gå till kassan. Även om beställningen är kostnadsfri krävs kreditkortsuppgifter. Godkänn beställningen, så är produkterna omedelbart tillgängliga.

Därefter börjar det normala administrativa arbetet. Skapa användarkonton för de personer som behöver dem och tilldela dem någon av de beställda tjänsterna.

Avslutande kommentarer

När man använder molntjänster är det viktigt att komma ihåg vilken identitet man använder för att logga in, eftersom detta påverkar behörigheterna.

Lions kan ha flera identiteter för samma tjänst (t.ex. Microsoft M365): en privat identitet, en arbetsidentitet och en klubbidentitet. Klubbens identitet är vanligtvis i formatet:

fornamn.efternamn@forening.onmicrosoft.com

Vid behov kan ni också registrera en egen domän, vilket gör det möjligt att förkorta denna del av adressen. Hos oss i Lions Club Himanka är domänen lchimanka.fi, och den adressen kan vid behov även användas som e-postadress för Lions-relaterade ärenden.

Avslutningsvis innehåller Microsofts produkter följande:

Microsoft 365 Business Basic

• Chatta, ring och ordna möten för upp till 300 deltagare med Microsoft Teams.
• Webb- och mobilversioner av Microsoft 365-apparna (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint).
• 1 TB molnlagring för filer.
• E-post på företagsnivå.
• Standardskydd.
• Telefon- och webbsupport när som helst.

Kari-Pekka Kenakkala