Tietosuojalaki vaikuttaa Lions-jäsenrekistereihin

Suomen ja Euroopan unionin tietosuojalait ovat uudistuneet. Uuden lainsäädännön tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia.

 

Uusi laki vaikuttaa myös Suomen Lions-liiton jäsenrekisterien sisältöön ja hoitotapaan. Jäseniltä tullaan pyytämään valtuutus tietojen keräämiseen ja käyttämiseen.

 

Lähiaikoina toimitetaan esimerkiksi jokaiselle klubin jäsenelle allekirjoitettavaksi lomake, jolla hän antaa valtuutuksen häntä koskevien tietojen käsittelyyn, säilyttämiseen ja julkaisemiseen.

  

Tietosuojaperiaatteita

 

Yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) julkaistiin EU:n virallisessa lehdessä 4.5.2016, ja kahden vuoden siirtymäajan jälkeen sitä sovelletaan 25.5.2018 alkaen.

 

Monet periaatteet säilyvät laissa ennallaan, mutta uusiinkin velvoitteisiin on sitouduttava. Ja valmistauduttava.

 

Rekisterinpitäjän on esimerkiksi huolehdittava siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan henkilötietojen kaikissa käsittelyvaiheissa.

 

Henkilötietoja on muuan muassa

• käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi

• käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti

• kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten

• kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden

• päivitettävä aina tarvittaessa - epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä

• säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.

 

Uusi tietosuojalaki antaa rekisteröidylle varsin laajoja, hänen omia tietojaan koskevia oikeuksia.

 

Jäsenen oikeuksia

 

Uusi laki antaa jäsenelle joitakin hänen omia tietojaan koskevia oikeuksia. Oheisessa kuviossa niistä neljä:

 

Ensinnäkin jäsenellä on oikeus saada tietää, mitä henkilötietoja jäsenrekisterinpitäjä on hänestä tallettanut (Tarkastusoikeus).

 

Toiseksi jäsenellä on oikeus saada tieto siitä, miten hänen tietojaan käsitellään (Tiedonsaantioikeus).

 

Jos tiedot ovat virheellisiä, vanhentuneita, puutteellisia tai peräti tarpeettomia, niin jäsenellä on oikeus saada asiantilaan korjaus – kohtuullisessa ajassa (Oikeus saada tietonsa korjatuksi).

 

Jäsenellä on myös oikeus kieltää rekisterin pitäjää julkaisemasta häntä koskevia tietoja esimerkiksi vuosikirjassa, ja hän voi kieltää jäsentietojen toimittamisen muille toimijoille esimerkiksi markkinointitarkoituksiin (Kielto-oikeus).

 

Jokainen klubin jäsen allekirjoittaa lomakkeen

 

Uusi tietosuojalaki edellyttää Suomen Lions-liiton jäsenrekisterien ylläpidossa tiettyjä toimenpiteitä. Eräs niistä on jokaiselle lionsklubin jäsenelle lähiaikoina toimitettava lomake, joka sisältää hänestä jäsenrekisterissä olevat tiedot.

 

Jäsen tarkastaa lomakkeen ja korjaa väärät tiedot sekä täydentää puutteellisuudet. Sen jälkeen jokainen jäsen vahvistaa omalla allekirjoituksellaan tiedot ja niihin liittyvät käyttö- ja näkymisoikeudet.

 

Lomakkeen jakaa klubisihteeri, koska sihteeri on tällä hetkellä se virkailija, joka ylläpitää niin kansainvälisen kuin kotimaisenkin jäsenrekisterin tiedot. Piirisihteerit vuorostaan valvovat omassa piirissään tätä toimintaa.

 

Allekirjoittamisen jälkeen sihteeri hoitaa lomakkeiden sisältämät tiedot jäsenrekistereihin ja klubi arkistoi lomakkeet.

 

Mutta tähän ja moniin, myös klubien tietosuojaa koskeviin asioihin palataan tämän kevään kuluessa.

 

Teksti: Thorleif Johansson

Kuvio: Jari Salonen

 



Suomen Lions-liitto ry
Kirkonkyläntie 10
00700 Helsinki
010 501 4500

Yhteystiedot