Ohjeita klubin nuorisovaihtovirkailijalle

Käytä vain kuluvan kauden vaihtoon hyväksyttyä hakemuslomaketta. Lomake muuttuu vuosittain, edellisten kausien lomaketta ei saa käyttää. Esitäytetyn hakulomakkeen löydät piirisi sivustolta.

Lomake täytetään tietokoneella MS Excel tai LibreO Calc –ohjelmalla ja lähetetään piirisi nuorisovaihtojohtajalle sähköpostilla Excel-tiedostona ilman allekirjoituksia. Tarkista nuoren täyttämä hakemus huolellisesti.

Keskustele nuoren kanssa hakemukseen merkityistä kohdemaista ja niiden valintaperusteista sekä rajoitteista. Maavaihtoehtoja voi esittää 3, mutta hyvä vinkki paikan saamisen varmistamiseksi on merkitä esimerkiksi 3. maavaihtoehdoksi ”Any European country ” tai ”Any country”. Varmista kohteen hinta ja sovi kustannusten vastuunjaosta lähtijän perheen kanssa. Puhelinnumerot on kirjoitettava ehdottomasti kansainvälisessä muodossa maakoodia käyttäen (esim. +358 00 123 4567). Nuoren sähköposti tulisi olla muotoa, jossa selvästi on etunimi ja sukunimi. (esim. etunimi.sukunimi@gmail.com). Se helpottaa nuorisovaihtajien työtä ja herättää luottamusta kansainvälisessä viestinnässä. Nuoren on luettava sähköpostia säännöllisesti (lähes päivittäin).

Pyydä nuorta lähettämään hyväksytyn hakemuksen liitteeksi allekirjoitusten jälkeen piirisi nuorisovaihtotoimikunnan puheenjohtajalle sähköpostilla:

Kopio passista (skannattuna) Eurooppalainen sairaanhoitokortti (EHIC Kelasta pyytämällä, maksuton) Kopio Matkavakuutuksesta, joka tulee olla voimassa vähintään 3 kk kotiintulon jälkeen. Kopio Vastuuvakuutuksesta, joka tulee olla voimassa koko matkan ajan. Kirje isäntäperheelle "Dear Host Family" tekstimuodossa Hakijan kuvia: vähintään yksi kasvokuva (jpg) sekä hakijan perhekuva (jpg) Allekirjoitus

Liitteet nimetään ehdottomasti: Sukunimi Etunimi ja liitteen nimi englanniksi Esimerkiksi "Mallinen Maija Passport" Kiinnitä huomiota liitteiden ja kuvien kokoon ja laatuun!

Perhe käyttää kohdat I – IV.

Lisää omat tietosi kohtaan V ”Responsible Lions Club data (Tähän nuorisovaihtajan tiedot, ei presidentin, paitsi jos nuorisovaihtajaa ei ole nimetty).

Jätä tyhjäksi kohta VII ”Authorised YCE Chairperson responsible for this form”.

Lähetä Excel-hakukaavake piirisi nuorisovaihtotoimikunnan puheenjohtajalle määrättyyn aikarajaan mennessä ja odota häneltä numeroitua hakemuslomaketta. Saatuasi numeroidun hakemuksen, tallenna se ja poista numeroimaton. Puutteelliset lomakkeet pitkittävät hakemuksen käsittelyä ja aiheuttavat lisätyötä kaikille osapuolille.

Allekirjoitukset otetaan yhtenä kappaleena em. numeroidulle tulostetulle allekirjoitussivulle. Lähetä allekirjoitussivu piirisi nuorisovaihtotoimikunnan puheenjohtajalle skannattuna sähköpostilla tai alkuperäinen sinulle annettuun osoitteeseen.

Vaihtoon lähtevän nuorenne hakemus siirtyy tämän jälkeen valtakunnalliseen ja kansainväliseen käsittelyyn, josta väliaikatietoja antaa sinulle piirisi nuorisovaihtotoimikunnan puheenjohtaja.

Reppumaksu - uusi käytäntö! Alkaen kaudesta 2023-2024 klubisi ei maksa reppumaksua oma-aloitteisesti. Reppumaksu laskutetaan klubiltasi helmikuun aikana.