Direktiv för klubbens ungdomsutbytesansvariga

Använd enbart den innevarande periodens godkända ansökningsblankett. Blanketten ändras årligen, varför tidigare perioders blankett inte får användas. Sök blanketten här.

Blanketten ifylles digitalt med MS Excel eller LibreO Calc – programmet och skickas till ditt distrikts ungdomsutbyteschef per e-post som Excel-fil utan underskrifter. Kontrollera den ifyllda ansökan noggrant!

• Samtala med den som söker om de olika alternativen av länder som finns nämnda i ansökan och om urvalskriterier och begränsningar.
• Man kan ha tre olika alternativa länder som önskemål, men ett bra tips för att försäkra sig om en plats är att istället för tre alternativa länder skriva ”Vilket land som helst i Europa” eller ”Vilket land som helst”.
• Kontrollera resans pris och kom överens om hur ansvaret för kostnaderna delas med resenärens familj.
• Telefonnummer skall alltid skrivas i internationell form med landkod (t.ex. +358 00 123 4567).
• Den sökandes e-postadress bör vara i sådan form, att det klart framgår förnamn och släktnamn (t.ex. förnamn.släktnamn@gmail.com). Det underlättar den ungdomsutbytesansvariges arbete och väcker förtroende i den internationella korrespondensen.
• Den sökande bör läsa sin e-post regelbundet (helst dagligen).

Be den sökande sända den godkända ansökan till distriktets ungdomsutbyteschef per e-post efter underskrift med följande bilagor:

1. Kopia av passet (skannad)
2. Europeiskt sjukförsäkringskort (EHIC som fås kostnadsfritt från FPA)
3. Kopia av reseförsäkring som bör vara i kraft minst 3 månader efter hemkomst.
4. Kopia av ansvarsförsäkring, som bör vara i kraft under hela resan.
5. Brev till värdfamiljen "Dear Host Family" i textform
6. Foto av den sökande: minst en bild av ansiktet (jpg) samt ett familjefoto av den sökandes familj (jpg)
7. Underskrift

Bilagorna bör alla förses med: Förnamn.Släktnamn och bilagans namn på engelska t.ex. "Mallinen Maija Passport" . Fäst uppmärksamhet vid bilagornas och bildernas storlek och kvalitet!

Familjen använder punkterna I – IV. Fyll i dina egna uppgifter i punkt V ”Responsible Lions Club data (Här uppgifter om den ungdomsutbytesansvariga, inte presidentens, förutom i det fall att ingen utbytesansvarig utnämnts).

Fyll inte i punkt VII ”Authorised YCE Chairperson responsible for this form”.

Sänd Excel-ansökningsblanketten till ditt distrikts ungdomsutbyteschef inom utsatt tid och vänta på en numrerad ansökningsblankett av honom. Då du fått en numrerad ansökan skall du spara den och avlägsna den onumrerade. Bristfälliga blanketter förlänger ansökningens behandlingstid och förorsakar tilläggsarbete för alla parter.

Underskrifter tas i ett ex t.ex. på en numrerad utprintad sida för underskift. Sänd sidan med underskriften till ditt distikts ungdomsutbyteschef skannad som e-post eller som original till den adress du fått.

Du bör se till att klubben betalar den s.k. ryggsäcksavgiften á 60 €/resenär inom december månad. För den summan skaffas ryggsäck, T-skjorta, pins och annat som behövs. Om betalningen inte erhållits går ansökan inte vidare!

• Betalningen görs till Finlands Lionsförbunds konto FI02 2084 1800 0279 33
• I meddelandefältet antecknas 1. YCE betalning 107-(ditt distrikts bokstav) 2. Den sökandes namn 3. Klubbens namn Exempel: YCE betalning 107-A, Maija Mallinen, LC Turku/Viola

Er utbyteselevs ansökan sänds därefter till den nationella behandlingen, och därifrån får du mellan-rapporter av ditt distrikts ungdomsutbyteschef.