Tämä uutiskirje on luettavissa myös netistä osoitteessa:
https://www.lions.fi/uutiskirjeet/kokouskutsu_-_moteskallelse

Kokouskutsu - Möteskallelse

KOKOUSKUTSU
 
Hyvät lionit ympäri Suomen!
Lions-liiton 67. vuosikokous tulee jäämään historiaan, koska se toteutetaan poikkeuksellisessa tilanteessa, jolloin yli 500 henkilön fyysiset kokoukset on kielletty.
Kutsumme siis perinteisen kaksi-kolmipäiväisen vuosikokoustapahtuman sijasta kaikkien klubien viralliset edustajat osallistumaan etäkokoukseen lauantaina 13.6.2020 klo 10 alkaen. Etäkokous toteutetaan GoToWebinar -järjestelmällä.

 

Muille kuin virallisille edustajille pyritään järjestämään mahdollisuus seurata vuosikokousta livestream-järjestelmän kautta.

 

Etäkokousta ei normaalitilanteessa voi järjestää, ellei etäosallistumisen mahdollisuutta ole mainittu yhdistyksen säännöissä. Suomen hallitus on kuitenkin saattanut 24.4 voimaan lain, joka mahdollistaa etäosallistumisen:

 

”5 § Yhdistyslaki … Yhdistyslain 25 §:n 1 momentista ja säännöistä poiketen hallituksen päätöksellä voidaan sallia, että asiamies voi edustaa yhtä tai useampaa jäsentä yhdistyksen kokouksessa. Lain 21 §:stä poiketen hallitus voi sallia, että myös valtuutettu saa valtuuttaa toisen valtuutetun käyttämään oikeuttaan valtuutettujen kokouksessa. Yhdistyksen tai valtuutettujen kokouksessa järjestettävässä äänestyksessä saman asiamiehen edustamien jäsenten tai valtuutettujen yhteenlaskettu äänimäärä on enintään kymmenesosa kokouksessa edustettujen jäsenten tai valtuutettujen yhteenlasketusta äänimäärästä.


Yhdistyslain 17 §:n 2 momentin ensimmäisestä virkkeestä ja 21 §:stä poiketen yhdistyksen hallitus voi sallia 17 §:n 2 momentissa tarkoitetun osallistumisen kokoukseen postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, vaikka tällaista menettelyä ei ole sallittu säännöissä ja vaikka yhdistys ei ole hyväksynyt tätä varten lain 30 §:ssä tarkoitettua äänestys- ja vaalijärjestystä.


Hallitus voi päättää, että 2 ja 3 momentissa tarkoitetun osallistumisen edellytyksenä on ilmoittautuminen yhdistyksen kokoukseen viimeistään tiettynä päivänä, joka voi olla aikaisintaan viikkoa ennen kokousta. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä. ”.


Liiton (=yhdistyksemme) kuvernöörineuvosto (=eduskunnan lakipykälässä hallitus) on päättänyt kokouksen järjestämisestä etänä. Asiamiehiä tai edelleen valtuutuksia emme kokouksessa käytä.

 

Lions-liiton sääntöjen § 8 mukaan kutsu liiton vuosikokoukseen on toimitettava lionsklubeille vähintään 30 päivää ennen kokousta, ja kokouskutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.

 

Olemme vuosien varrella tottuneet siihen, että kokouskutsuun on liitetty lähes kaikki kokousmateriaali pelkän sääntömääräisen esityslistan lisäksi.

 

Tämä viesti sisältääkin kokouskutsun lisäksi kokouksessa käsiteltävän aineiston. Tarkemmat toimintaohjeet kokoukseen osallistumiseksi tulevat viikolla 20 (11.5 alkaen), jolloin myös ilmoittautuminen alkaa.

 

Ilmoittautuminen kokoukseen toteutetaan kuten ennenkin eli liiton jäsenrekisterin ilmoittautumisjärjestelmän kautta. Viimeinen ilmoittautumispäivä on la 6.6.2020. Sen jälkeen ilmoittautuminen kokoukseen ei ole enää mahdollista.

 

Kaikki osallistuvat kokoukseen omilla tietoliikenneyhteyksillään tai puhelimillaan etänä.

Ainoan poikkeuksen muodostaa ”hermokeskuksen” noin 10 hengen ryhmä, joka kokoontuu onnistuneen kokouksen varmistamiseksi samaan tilaan Seinäjoella. Ryhmään kuuluu muutama tekninen asiantuntija sekä kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.

 

Äänestykseen osallistutaan, kuten jo aikaisemmissa vuosikokouksissa, puhelinäänestyksellä tekstiviestein Elisa Dialogi -järjestelmää käyttäen. Puhelinäänestykselle suunnitellaan myös toimiva varajärjestelmä.

 

Erityisoloissa olisi toivottavaa, että kokouksen toimihenkilöiden valinta sujuisi suurin piirtein etukäteen kaavaillulla tavalla.

 

Perinteisesti puheenjohtajana on toiminut liiton puheenjohtaja ja esimerkiksi kokouksen pöytäkirjantarkastajilta on etukäteen pyydetty suostumus tehtävään. Esitys ääntenlaskijoista on taas tullut kokouksen järjestäjiltä. Perinteistä on myös poikettu. Nyt hermokeskukseen kutsutaan alkuperäisen Seinäjoen vuosikokouksen päätoimikunnan edustajina kaksi ääntenlaskennan johtajaa, jotka toimivat samalla myös sähköisen äänestyksen virallisina valvojina.

 

Tällaista yli 300 hengen kokousta, jossa osallistujilla on puheoikeus ja -mahdollisuus, ei tiettävästi ole koskaan ennen tätä järjestetty Suomessa verkkokokouksena. Niinpä tässä kokouksessa on syytä keskittyä vain oleelliseen eli päätöksiin.

 

Esityslistan mukana osallistujille on tullut vuosikokouksen aineisto, johon oletamme kaikkien tutustuneen ennakolta. Asioiden esittely vuosikokouksessa pidetään erittäin lyhyenä, minkä jälkeen käydään mahdolliset puheenvuoropyynnöt läpi.

 

Tavanomaiseen kokouskäytäntöömme on kuulunut, että puheenvuoropyynnöt on jätettävä kokouksen sihteeristölle ennen pykälän käsittelyn avaamista kokouksessa. Niin nytkin. Ohjeet puheenvuoropyyntöjen jättämiseksi annetaan viikolla 20 julkaistavassa toimintaohjeistuksessa. Kommenttipuheenvuoroihin on mahdollisuus kokouksen aikana.

 

Jotta kokous ei olisi pelkkää esityslistan lukemista on tarkoituksenmukaista, että varapuheenjohtajaehdokas saa käyttää oman 3 minuutin puheenvuoronsa.

 

Kokous on perusteltua pitää nyt mm. tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksymiseksi sekä varapuheenjohtajan valitsemiseksi. Ilman vuosikokouksen päätöstä olisi vaikea periä ensi kauden jäsenmaksua siitä johtuvine mahdollisine seuraamuksineen. On myös aiheellista käydä läpi tilannekatsaus talomme kohtalosta, aihe on nyt jo viidennen kerran peräkkäin vuosikokouksessamme.

 

On selvää, että tällainen uusi ja poikkeuksellinen kokoustapa saattaa myös poikia kritiikkiä. Toivomme saavamme tuon kritiikin ennen kokousta käyttöömme, jotta itse kokous voidaan hoitaa mahdollisimman sujuvasti ja päätöksiin olla tyytyväisiä vielä silloinkin, kun olemme taas joskus palanneet normaalioloihin.

 

Aarne Kivioja                                                             Maarit Kuikka

puheenjohtaja 2019 – 2020                                      toiminnanjohtaja


 

Vuosikokouksessa käsiteltävä aineisto löytyy osoitteesta - Jäsenille – Kokousmateriaaleja – Vuosikokous 2020 (). Huomaattehan, että Jäsenille-alue edellyttää kirjautumista sivustolle omilla käyttäjätunnuksilla.


kutsu_2020(2).pdf


 



lions_vuosikokous2020(1).pdf




MÖTESKALLELSE
 
Bästa lions från hela Finland!

Lions 67:e årsmöte kommer att vara historiskt, eftersom det kommer att hållas under en exceptionell situation där fysiska möten med mer än 500 personer är förbjudna.
I stället för det traditionella två- till tre-dagars årliga mötesevenemanget inbjuder vi officiella representanter från alla klubbar att delta i distansmöte lördagen den 13 juni 2020, med början kl. 10. Distansmötet genomförs med GoToWebinar-systemet.

 

För icke-officiella representanter eftersträvas möjlighet att följa årsmötet genom livestream-systemet.

 

Ett distansmöte kan normalt inte hållas om inte möjligheten till distansdeltagande nämns i föreningens stadgar. Den finska regeringen har emellertid antagit en lag den 24 april som tillåter deltagande på distans:

 

”Föreningslagen 5 § ... Med avvikelse från 25 § 1 mom. i föreningslagen och stadgarna kan genom beslut av styrelsen tillåtas att ett ombud får företräda en eller flera medlemmar vid föreningsmötet. Med avvikelse från 21 § i den lagen kan styrelsen tillåta att också en fullmäktig får bemyndiga en annan fullmäktig att utöva sin rätt vid fullmäktigemötet. Vid en omröstning vid föreningsmötet eller fullmäktigemötet är det sammanlagda röstetalet för de medlemmar eller fullmäktige som företräds av ett och samma ombud högst en tiondel av det sammanlagda röstetalet för de medlemmar eller fullmäktige som är företrädda vid mötet.

 

Med avvikelse från den första meningen i 17 § 2 mom. i föreningslagen och med avvikelse från 21 § i den lagen kan föreningens styrelse tillåta deltagande i möte per post, genom datakommunikation eller med något annat tekniskt hjälpmedel so som avses i 17 § 2 mom. i den lagen, även om ett sådant förfarande inte är tillåtet enlig stadgarna och föreningen inte för detta ändamål har godkänt en i 30 § i den lagen avsedd omröstnings- eller valordning.

 

Styrelsen kan besluta att deltagande i ett föreningsmöte som avses i 2 och 3 moment förutsätter en anmälan till föreningsmöte senast en bestämd dag som kan vara tidigast en vecka före stämman. I ett sådant fall räknas kallelsetiden från den sista anmälningsdagen.”

 

Förbundets (= vår förening) guvernörsråd (i riksdagens lagparagraf=styrelsen) har beslutat att hålla mötet på distans. Vi använder inte ombud eller vidare-befullmäktigande vid mötet.

 

I enlighet med § 8 i lionsförbundets stadgar måste en inbjudan till förbundets årsmöte sändas till lionsklubbarna minst 30 dagar före mötet och anges de ärenden som ska behandlas vid mötet.

 

Under årens lopp har vi vant oss vid att nästan allt mötesmaterial, utöver den lagstadgade föredragningslistan, har bilagts till inbjudan till mötet.

 

Förutom inbjudan till mötet innehåller detta meddelande det material som ska behandlas vid mötet. Mer detaljerade instruktioner för att delta i mötet kommer att finnas tillgängliga vecka 20 (från 11.5), då anmälningstiden också börjar.

 

Anmälan till mötet görs som tidigare, dvs via anmälningssystemet i förbundets medlemsregister. Den sista dagen för anmälan är lördag 6.6.2020. Efter det är det inte längre möjligt att anmäla sig till mötet.

 

Alla deltar i mötet med sina egna telekommunikationsanslutningar eller telefoner på distans. Enda undantag bildar en ca 10 personers grupp (”kärncentrum”), som samlas i samma utrymme i Seinäjoki för att säkerställa ett framgångsrikt möte. Till gruppen hör några tekniskt sakkunniga samt mötets ordförande och sekreterare

 

Liksom vid tidigare årsmöten sker omröstning per telefon genom SMS via Elisa Dialogi-systemet. Ett fungerande reservsystem planeras också för telefonröstning.

 

Under de speciella omständigheterna skulle det vara önskvärt att valet av mötesfunktionärer sker ungefär som planerats på förhand.

 

Traditionellt har förbundets ordförande fungerat som ordförande och till exempel för protokolljusterarna för mötet har betts om deras förhandsgodkännande. Förslag till rösträknare har kommit från arrangörerna för mötet. Det har också förekommit avvikelser från det traditionella. Nu kommer två ledare för rösträkningen att bjudas in till ”kärncentret” som företrädare för huvudkommittén för det ursprungliga Seinäjoki-årsmötet. Dessa kommer också att fungera som officiella övervakare för den elektroniska omröstningen.

 

Ett sådant här möte med mer än 300 personer, där deltagarna har rätt och möjlighet att uttala sig, har aldrig tidigare hållits som ett online-möte i Finland. Därför bör detta möte endast fokusera på det väsentliga, det vill säga beslut.

 

Tillsammans med föredragningslistan har deltagarna fått materialet för årsmötet, som vi utgår från att alla har läst i förväg. Presentationen av ärenden vid årsmötet kommer att hållas mycket kort, varefter eventuella begäran om ordet gås igenom.

 

Det har varit vår vanliga mötespraxis att begäran om ordet måste lämnas till mötets sekretariat innan behandling av paragrafen påbörjas vid mötet. Så sker det också nu. Anvisningar för att lämna in begäran om ordet finns i instruktionerna, som kommer att publiceras i vecka 20. Det finns möjlighet till kommentarer under mötet.

 

För att säkerställa att mötet inte bara är en läsning av föredragningslistan är det lämpligt att vice ordförandekandidaten får använda tre minuter för eget tal.

 

Det är motiverat att hålla mötet nu, t.ex. för att godkänna bokslutet och verksamhetsberättelsen, verksamhetsplanen och budgeten och att välja vice ordförande. Utan beslut från årsmötet skulle det vara svårt att ta ut nästa års medlemsavgift med de möjliga konsekvenser det innebär. Det är också lämpligt att se över situationen med vårt hus, ämnet är nu med för femte gången i rad på vårt årsmöte.

 

Det är uppenbart att ett så här nytt och exceptionellt sätt att hålla möte också kan ge upphov till kritik. Vi hoppas att den kritiken är tillgänglig för oss före mötet, så att själva mötet kan genomföras så smidigt som möjligt och besluten kan välkomnas även när vi har återgått till det normala.

 

Aarne Kivioja                                       Maarit Kuikka

Ordförande 2019 - 2020                      verksamhetsledare



 Årsmötesmaterialet, som kommer att behandlas på årsmötet, finns på vår webbsida – På svenska – För medlemmar – (.) Märk, att inloggning med eget användarnamn och lösenord krävs för att komma in på ”För medlemmar”-området.

 



www.lions.fi



Jos et halua jatkossa saada uutiskirjeitämme klikkaa tästä