Mötesanvisningar

Möjlighet för företag och föreningar att skjuta upp sina årsmöten (Källa: Justitieministeriet 16.4.2020 tillkännagivande)

 

Regeringen föreslåren en tillfällig förordning som gör det möjligt för företag, andelslag och föreningar att hålla möten trots koronaepidemin och därav begränsningar för möten och i enlighet med hälsoskyddsbehov. Ändringarna föreslås vara i kraft fram till slutet av september.

Enligt förslaget kan bolagsstämma, andelsstämma, föreningsmöte och andra liknande möten skjutas upp till och med slutet av september. Sammanslutningens styrelse måste ändå upprätta bokslut senast i slutet av juni.

 

Den föreslagna ändringen underlättar också organisering av möten genom distansdeltagande och befullmäktigande. Enligt förslaget får ett börsbolags stämma med styrelsens beslut ordnas som enbart distansmöte. I ett andelslags eller en registrerad förenings möte kan man enligt förslaget delta med vissa begränsningar genom ombud. Enligt förslaget kan styrelsen för andelslag eller förening också tillåta medlemmar att delta på distans, även om deras stadgar specifikt förbjuder eller inte tillåter detta.

 

I nedanstående länk finns hela tillkännagivandet:

 

Direktiv för distansmöten

Med distansmöte avses att deltagarna i mötet är fysiskt på olika platser. Informations- och kommunikationsteknologi används i distansmöten.

 

I princip kan mötena i föreningens styrelse organiseras som distansmöten, om alla styrelseledamöter har möjlighet att delta i distansmötet, och att hålla ett distansmöte inte är förbjudet i föreningens stadgar. Distansmöte är särskilt lämpligt för möten där det för varje ärende på dagordningen finns förslag till beslut eller beslutsalternativ.

 

Ett distansmöte kan organiseras som ett realtidsmöte, till exempel via video, där alla är närvarande samtidigt, eller som ett möte på olika tider, där man kan förenas med olika hjälpmedel som e-post och telefon (röst eller SMS) eller fildelning via nätverk, t.ex. Google Drive. 

 

I ett möte på olika tider besluts om mötestid för deltagande, t.ex. en vecka, under vilken alla kan skicka sin åsikt, t.ex. via e-post, till alla deltagare. Beslutförhet konstateras när mötet avslutats genom att i protokollet anteckna de deltagare som har gett sina svar på punkterna på dagordningen.

 

Föreningens möte kan inte ersättas med distansdeltagande (= länk till distansdeltagande i slutet av texten) utan är en alternativ form för deltagande i föreningens traditionella möte. Förutsättning för distansdeltagande är att det nämns i föreningens stadgar, men på grund av den undantagslag som presenterades den 16 april 2020 kan avvikas från denna bestämmelse till och med den 30 september 2020. I kallelse till mötet måste anges att deltagande på distans är möjligt.

 

De olika text-, ljud- och bildbaserade system som utvecklats för distansmöten, såväl som olika interaktions- och kommunikationsverktyg, har ganska likartade grundfunktioner som möjlighet att chatta med en eller flera personer genom att skriva eller tala, möjlighet att dela PowerPoint-bilder och annat material på skärmen, skicka filer och omröstningar. Förutom avgiftsbelagda mötesplattformar finns det gratisverktyg som Skype, som tillåter gratis samtal och textbaserad chatt mellan flera användare.

 

Patent- och registerstyrelsen (PRH) kan inte ta ställning till organisationen av stadgeenliga föreningsmöten, men dess instruktioner är att i den nuvarande exceptionella situationen följs i första hand den finska regeringens, beredskapslagens  och hälsovårdsmyndigheternas bestämmelser.

 

PRH ger råd till föreningar om anmälningar till föreningsregistret, men inte angående mötesförfaranden eller andra frågor relaterade till föreningens interna verksamhet. PRH övervakar inte heller föreningarnas verksamhet.

 

Tips för ett framgångsrikt distansmöte

 

Testa tekniken

Mötets ansvarsperson sköter dagordningen, tekniken som används och arbetsmetoderna i förväg. Det är bra att öppna fjärranslutningen i god tid och bjuda in deltagarna att testa nätverksanslutningen innan mötet börjar och se till att datorn (surfplatta eller mobiltelefon) och nätförbindelsen fungerar. Det är bra att öppna nödvändigt material, filer och länkar på din dator och stänga program, fönster, webbläsarflikar och filer som inte behövs under mötet. Ett memorandum / protokoll uppgörs för distansmötet, precis som för ett fysiskt möte.

 

Ordförandens roll

Vid ett distansmöte betonas ordförandens roll särskilt vid fördelningen av talturer, eftersom man visuellt inte ser begäran om ordet. Ordföranden ska se till att tidpunkten för mötets början och slut följs. Mötet fungerar, när ordföranden upprepar frågan som deltagaren ställer innan han besvarar den. Ordföranden eller dennes bemyndigade följer diskussionsdelen i mötet, en chatt där du kan kommunicera om till exempel anslutningen bryts.

 

Om ordföranden också är organisatör av mötet, dvs tekniskt öppnar mötet, lönar det sig att denne öppnar mötet senast en halvtimme före den överenskomna tiden för att lösa eventuella problem. Ordföranden bemyndigar en tredje person (inte sekreteraren) att följa anförandena för att säkerställa att mötet fungerar smidigt.

 

Olika program för möten (gratis)


Microsoft Office Nonprofits (ideella organisationer):

 

Microsoft tillhandahåller Office 365-verktyg gratis för ideella organisationer som Lions Clubs: Team, OneDrive och Sharepoint, samt onlineversioner av Word, Excel och Powerpoint.


Google Hangouts:

 

Systemet fungerar så att Lions-klubbar ansöker om behörighet för gratis tjänster från en organisation som kallas TechSoup och, när de är berättigade, kan få åtkomst till tjänsterna med det ID de har fått.

 

I praktiken följer Microsoft och Google TechSoup beslutet/rekommendationen, och alla lokala Lions-klubbar får också rättigheter.

 

Skypeprogrammets installation och användning:

 

Zoom:

 

Installera även Zoom Plugin for Microsoft Outlook, om du vill bjuda in deltagare till distansmöte via Outlook.

 

Zoom kan nedladdas från App Store (iOS, iPhone) och från Google Play (Android)

Elektroniskt styrelsemöte (och vid olika tider)

 

(Som underlag:  

 

Föreningens styrelse kan också organisera sina möten elektroniskt om den så önskar. Det elektroniska mötet är särskilt lämpligt för möten där dagordningen tydligt anger förslaget till beslut eller förslag till beslutsmöjligheter för varje fråga som ska behandlas.

 

Elektronisk konferens är inte särskilt lämplig för att hantera ämnen som sannolikt ger upphov till mycket diskussion, eftersom de är svåra att avgöra. I sådana fall är det bra att ha en preliminär diskussion, till exempel i gruppsamtal.

 

Förena samtal i Android telefon:

 


Överläggningssamtal med iPhone:  

 

Whatsapps gruppsamtal, anvisning på engelska (Android):  


Whatsapps gruppsamtal, anvisning på engelska (iOs):  


Hur man installerar Whatsapp i telefon:  

 

Vad kräver ett elektroniskt möte?

För ett elektroniskt möte måste föreningens styrelse ha tillgång till ett lösenordsskyddat onlineområde där man kan chatta så att varje talare kan identifieras, till exempel e-post, Teams eller Google Hangouts.

 

Hur organiseras mötet?

Mötet kan hållas som ett online-möte där alla är närvarande samtidigt. Men denna guide fokuserar på att beskriva ett möte där man deltar vid olika tidpunkter.

 

Elektroniskt möte vid olika tidpunkter (t.ex. via e-post) - Inledande arrangemang

Det första steget är att utarbeta en dagordning för mötet, som tydligt anger ett förslag till beslut om var och en av de frågor som ska diskuteras, eller alternativt flera förslag till beslut.

 

Ärenden kan också ha sina egna föredraganden för ytterligare information. En tydlig dagordning och förslag till beslut gör mötet smidigt och säkerställer att ärenden förs till beslut.

När dagordningen har upprättats besluts om tid för mötet. Det kan till exempel vara en vecka. Om e-möten är ofta är det bra att etablera en praxis för dem.

 

Kallelse till mötet och dagordningen kan skickas till exempel på dagen innan mötet som börjar på kvällen. Detta ger deltagarna sju dagar att delta. Det är bra att bestämma en tydlig starttid och en klar sluttid för mötet, varefter kommentarer som lämnas inte längre beaktas.

 

Mötesarrangören kan öppna diskussion för varje ärende så att ämnena blir tydliga och separata. Kom överens om tydlig behandlingsordning och -sätt före mötet!

 

När du svarar på ett meddelande i ett e-postmöte ska du alltid SVARA TILL ALLA!

 

Mötets framskridande

Mötet börjar med att varje deltagare bekräftar mottagandet av dagordningen och bilagorna. Efter det kan diskussionen börja. Föredraganden bör följa diskussionen om det ämne han ansvarar för.

 

När deltagarna har bildat sina åsikter om ämnet är det dags att fatta beslut. Till exempel kan alla skicka sin åsikt via e-post till alla deltagare, så att alla får ställningstagandet och motiveringen och kan följa vilket förslag till beslut som får mest stöd. Röstning kan också äga rum i en debatt där deltagarna skriver in sin slutliga röst. Man kan också använda en speciell applikation för detta ändamål, där man röstar under eget namn för olika alternativ.

 

Efter mötet

Som ett undantag från fysiska möten bör beslutförheten vid ett elektroniskt möte också anges när mötet avslutas. Då visas hur många som har bekräftat mottagandet av dagordningen och deltagit i diskussionen och beslutsfattandet. I praktiken kan beslutförheten införas i protokollet, till exempel "Så och så många har gett sina svar på de punkter som finns på dagordningen…"

 

På basen av diskussionerna ska sekreteraren utarbeta protokoll som ska granskas i enlighet med stadgarna, till exempel vid nästa möte.

 

Notera

• Det är bra att bifoga hela e-postkonversationen till protokollet.

• Om omröstningen hålls vid ett möte måste man se till att alla röster räknas och att alla deltagare har haft möjlighet att rösta!

 


motesanvisningar.doc

 



Finlands Lionsförbund rf
Kyrkobyvägen 10
00700 Helsingfors

Kontakt