Allmänt

Dessa anvisningar för det utgående ungdomsutbytet (YE) är skrivna närmast för klubbarnas ungdomsutbytare. De är skrivna i kronologisk ordningsföljd.

Allmän information för det utgående ungdomsutbytet hittar du också på sidan ”Anvisningar för ungdomsutbytare” (”Ohjeita nuorisovaihtajille”). Fastän anvisningarna är skrivna för klubbarnas ungdomsutbytare är de till stor hjälp då en ungdom (YES, Youth Exchange Student) söker till ungdomsutbytet (YE), och går igenom anvisningarna tillsammans med sin familj, speciellt ifyllandet av ansökan.

Hösten

Om din klubb har för avsikt att sända ut en ungdom/ungdomar, meddela om detta på din klubbs hemort och samla potentiella namn på ungdomar som kan komma ifråga. Det lönar sig ofta att samarbeta med andra klubbar på samma ort och med skolorna. På vissa orter annonseras det också i lokalpress och lokal-TV. Presentera alternativen i din klubb och inled ansökningsprocessen med de ungdomar din klubb beslutat att sponsorera. Ge råd åt ungdomen för ifyllandet av ansökan (ifyllningsanvisningar finns i slutet på sidan under punkten ANSÖKAN).

Vintern och våren

På sidan ”Kohdemaat” (”Mottagarländer”) anges de länder/stater med vilka vi har ungdomsutbyte. Vi gör separata avtal med länder/stater utanför Europa. Avtalen skall bli klara under detta år. Trots att det står ”Ei tied.” (”Inte bekräftat”) i tabellen så finns det i allmänhet möjlighet att söka till dessa länder/regioner, avtalen har bara inte slutits ännu.

Mottargarlandet för en YES blir klart i januari el. början av februari. Om ungdomen av någon orsak inte kan åka till något av de tre alternativa resmålen angivna i ansökan så kommer han/hon, du och distriktets ordförande för ungdomsutbytet överens om nya, möjliga mål.

Då mottagarlandet har bekräftats och omkostnaderna i stort är kända så kom ännu en gång överens om fördelningen av kostnaderna mellan ungdomen/familjen och klubben. Kom också överens om vem som sköter om resarrangemangen. Ungdomen (el. klubben) ordnar själv resor inom Europa. Resor till Australien, Nya Zeeland, Japan och USA bokas av Lionsförbundet. Detta för att det visat sig att det blir billigare på det sättet. Alla resekostnader för resor t.ex. till USA delas lika på alla resenärer (undantag är resor till Hawaii). Hjälp ungdomen/familjen med researrangemangen om det behövs.

Informera gärna ungdomen om Lions-verksamheten på hemorten, t.ex. genom att kalla honom/henne till ett klubbmöte på våren. På vårvintern hålls ett informationsmöte om ungdomsutbytet i varje distrikt, och diverse material delas ut, såsom ryggsäckar osv. Alla ungdomar som deltar i ungdomsutbytet bör delta. Klubbarna kan gärna skicka en lämplig lions-hälsning med ungdomen till mottagarlandets lions.

Sommaren och hösten

Till klubbarnas ungdomsutbytare: Gardera dig för oväntade situationer; om du är oanträffbar en längre tid, utse en reservutbytare i din klubb och meddela YEC och familjen i förväg om detta.

Efter utbytet kan du intervjua ungdomen och påminna honom/henne skriva en kort rapport till distriktets ordförande för ungdomsutbytet om det som upplevts, och kalla honom/henne till ett klubbmöte för att berätta om resan. Anteckna ungdomsutbytet som en aktivitet i klubbens verksamhetsberättelse.

Ansökan

Till ansökan hör följande faser:

1. Ifyllande av den egentliga ansökningsblanketten.
Ansökningsblanketten är ett Excel-underlag, ifylls med dator.
Vi föreslår följande tågordning:

Fyll i Excel-blanketten med dator, anvisningar lägre ner.
Skicka blanketten till ordf. för ungdomsutbytet som bilaga.
Distriktets ordförande för ungdomsutbytet går igenom den, rättar vid behov, och lägger till vissa saker (t.ex. sökandes YES-kod), och skickar den tillbaka.
Om det behövs kan detta göras ett par ggr.
Därefter printas blanketten i 3 exemplar och undertecknas, och skickas till ordf. för ungdomsutbytet.

2. En deltagaravgift på 60 € skall betalas till Lions-förbundets ungdomsutbyteskonto 800017-439202. Ange som meddelande ”YE-avgift, ungdomens namn, klubbens namn”. Skicka ett kvitto till ordf. för ungdomsutbytet.
Avgiften används för att skaffa resenären en ungdomsutbytesryggsäck, ungdomsutbytesmärken och annat. Klubben och resenären kommer överens om vem som skall betala avgiften. Avgiften skall vara betald då de undertecknade ansökningarna skickas.

3. En klubb som sänder ut en ungdom förbinder sig också, åtminstone i princip, att ta emot en utländsk ungdom. Hur det sedan blir beror på tillgång och efterfrågan. Vi sänder ut ca 250 ungdomar från Finland och tar emot ca 150. Att ta emot en utländsk ungdom är intressant för värdfamiljen. Bäst är det om man har barn el. barnbarn i tonåren, el. tar emot 2 st ungdomar.
Blanketten för klubbarnas förbindelse fås via länken här ”Klubbarnas förbindelse”. Fyll i och skicka den till ordförande för ungdomsutbytet.

4. ”Dear host family”
Se lägst ner på sidan.

5. En kopia av passet, om ungdomen redan har ett pass.

Excel-underlaget”Application & Indemnity Form”.
En förhandsifylld ansökningsblankett hittar ni på distriktens hemsidor, den kan också fås av ordf. för ungdomsutbytet. Blanketten skall fyllas i med dator, handskrivna ifyllda blanketter godkänns inte. Fyll gärna i den tillsammans: den sökande, familjen och klubbens ungdomsutbytare. Blanketten inlämnas före årets slut.

• Kolumner, rader el. celler får inte tas bort. Det är de ljusgrå fälten som skall fyllas i.
• Då proceduren ovan under punkt 1 är klar, printas och undertecknas 4 exemplar och postas till ordf. för ungdomsutbytet, gärna tillsammans med övrigt material som skall postas.

Ifyllningsanvisningar

Allmänna

• Ifylls på engelska
• Alla telefonnummer skrivs internationellt som +358 6 764 4505
• I fråga om datum är det bra att skriva ut månaden med bokstäver, t.ex. 20 Nov 2007. Ett undantag är ”Date of birth”, som skrivs i formen dd.mm.yyyy.
• I adresser är det bra att undvika skander (å, ä, ö). I den elektroniska versionen kommer de inte fram som dessa bokstäver, ex. Jussilavagen 420. FI framför postkontoret, ex. FI-66950 Munsala.
• Om du har flera mail-adresser så undvik gratisvarianter. Postlådan fylls lätt av bifogade filer. Ologiska mailadresser av typ svartepetter@... borde också undvikas.
• Meddela genast om dina kontaktuppgifter ändras, gäller speciellt E-post-adressen.

Specifika, se blanketten

I. Preferred youth exchange alternatives

• Rekommenderas att tidsperioden (From-To) är så stor som möjligt, ger flexibilitet och fler möjligheter.
• Ange gärna 3 olika resmål (1st Country …) och namnet på lägret om det är känt.
• Kryssa för Family stay and Camp om det ordnas läger. Lägren betraktas i så fall som obligatoriska.

II. Applicant's basic data

• Family name: efternamn
• First name: förnamn el. alla förnamn
• I adressen lämnas ”State” tomt
• Phone (home): fast telefon hemma, om det finns.
• Hobbies and Other interests: räkna upp det viktigaste. Du kan berätta utförligare i brevet ”Dear Host Family”
• Applicant’s Health, Medical and Dietary Data: Liknande frågor behandlas också i punkt IV. Allt besvaras ärligt och så noggrant som möjligt. Vid behov kan man göra en skild utredning el. skaffa läkarintyg. Inga saker som det ställs frågor om är egentligen ett hinder för ungdomsutbytet. I mottagarlandet beaktar man svaren vid utplaceringen (t.ex. en kattallergiker placeras inte i en ”kattfamilj”). I fall då den sökande gått fram med osanning har det ofta blivit problem (t.ex. med tjuvrökning). I normala fall behöver man inte genomgå läkarundersökning. Om det är någonting man inte har, skriver man None (t.ex. allergier). Om det är någonting man inte känner till skriver man Not known (t.ex. blodgruppen)

III. Authorised YEC chairperson responsible for this form

• Ifylls av koordinatorn för destinationslandet förrän ansökningarna skickas till destinationslandet.

IV. Applicant's additional data

• Name of insurance Company: försäkringsbolag i vilket reseförsäkringen tagits, annars TBD (= To Be Determined)
• Policy no: numret på reseförsäkringen, om sådan finns, annars TBD.
• Other language spoken: språk på vilka du klarar dig åtminstone i enkla, vardagliga situationer.
• Field of study: Gymnasium är Upper Secondary School. Yrkeshögskola är University of Applied Sciences.
• Career objective: vad tänker du bli?
• T-shirt size: Många läger har en egen T-skjorta. Storleken kan variera från land till land, trots beteckningarna S, M, …
• Applicant’s Health, Medical and Dietary Data: Anmäl omedelbart om det sker förändringar i hälsotillståndet mellan ansökan och avresan. Gäller inte sjukdomar som antagligen har gått över före avresan.

V. Applicant's family data

• Ifylls också fast man fyllt 18 år.
• I fall med ensamförsörjare räcker det med uppgifter för den personen.

VI. Responsible Lions club data

• Ifylls el. ges av den ansvarige i klubben.
• District: färdigt ifyllt om du laddat ner blanketten från distriktets hemsida el. fått den av ordf. för ungdomsutbytet.
• Club YE Chairman: ansvarig för ungdomsutbytet i klubben
• Basis of financing: Kryssa (x) för By sponsor club. Kryssa också för andra finansiärer (gäller inte fickpengar).

VII. Lions multidistrict or district data

• Förhandsifyllt, el. också fyller ordf. för ungdomsutbytet i.

VIII ja IX. Läs igenom

X. Signatures

• Namn på undertecknarna.

XI All other information

• Skriv om du ytterligare har något du vill föra fram.

"Dear host family"

Till de undertecknade ansökningarna fogar den sökande ett fritt formulerat brev riktat till den kommande värdfamiljen. Ungdomen berättar om sig själv, sin familj, sin hemtrakt, och vad han/hon förväntar sig av utbytet, varför han/hon sökt till det osv.

Skicka en kopia som fil. Pappersversionen undertecknas men den elektroniska kommer att skickas i förväg.

Tekniska rekommendationer för ansökan

• Brevet skrivs helst med dator, underskrift för hand på pappersversionen. Och som sagt sänd också filen.
• Om du bifogar digitala bilder så komprimera dem gärna, el. packa (zippa) dem så att det inte blir problem med filstorleken då brevet skickas vidare.
• Om du fäster ett foto på ansökningshandlingarna så använd lim, stansa inte fast det.
• På alla extra bilagor, och på baksidan av lösa foton, skall finnas ditt namn så att vi har lättare att hantera allt material.
• Det är bra att sätta brevet och övriga bilagor i ett skilt kuvert, men limma inte fast det.

Trevlig resa!