Allmänt
Ungdomsutbyte är en traditionell och stark lionsaktivitet i Finland. Den hör till de flesta klubbars verksamhetsprogram även om alla inte förverkligar det varje år. Den är en av de aktiviteter som vi lions är kända för i en mycket positiv bemärkelse, ofta även med tacksamhet bland den stora publiken. På vintern 2005 fastställde guvernörsrådet följande ord som ungdomsutbytets mission:

Att skapa finländska ungdomar möjligheten att se och uppleva nya kulturer och livssätt i ett främmande land och skapa nya annorlunda vänskapsband samt att ge unga tillfället att växa och utvecklas till självständiga medborgare.

Att skapa finländska familjer och deras ungdomar möjligheten att bekanta sig med främmande kulturer och människor genom att ta emot ungdomar som anländer till Finland.

Att skapa lions och en grupp unga (möjligtvis leos) möjligheten att bedriva internationell verksamhet och ledarskap genom att organisera och leda ungdomsutbytet och lägren som hör därtill.

Att öka och upprätthålla en positiv lionsimage i Finland och i världen.

Organisering
Ungdomsutbytet är en fortgående, årlig aktivitet (”process”). Man har nominerat en relativt beständig organisation för att hantera dess praktiska verksamheter. Klubbarna har ungdomsutbytare, distrikten egna ordföranden för ungdomsutbytet (YEC) och förbundet en verksamhetsledare (YCED), ordförande för ungdomsläger och -utbytet. Ansvaret för att ordna läger i Finland roterar i huvudsak i distrikten med ett visst intervall (vart tredje år). Den organiserande klubben/klubbarna nominerar en skild lägerorganisation (”projektorganisation”) för lägret.

Eftersom den aktivaste perioden för ungdomsutbytet är på sommaren, har Lionsförbundets styrelse skilt noterat följande:

”Ungdomsutbytet som förbereds under varje verksamhetsperiod och verkställs i huvudsak i juni-augusti (utbyte utomlands, utbyte till Finland och läger) rapporteras som aktivitet för den gångna verksamhetsperioden.  Denna internationella praxis är i bruk på klubb-, distrikts- och multipeldistriktsnivå. På motsvarande sätt är lions som arbetar med ungdomsutbyte ansvariga för aktiviteten till slutet av augusti, varefter de ännu skriver behövliga rapporter. När ungdomsutbytaren eller ordförande för ungdomsutbyte byts ut, ansvarar en ny lion för denna aktivitet fr.o.m. början av september.

Ömsesidighet
Ungdomsutbytet betyder ordagrant ett ömsesidigt utbyte, Finland både sänder ut och tar emot ungdomar. De klubbar som sänder ut ungdomar är vid behov ansvariga även för att ta emot ungdomar. Mottagandeskyldigheten berör alltså klubben, inte familjen. Däremot tar en familj som varit med i ungdomsutbytet eller planerar att göra det ofta gärna också emot ungdomar. Förpliktelsen är inte ”tung”. Finland mottar färre ungdomar än som sänds ut. Många klubbar, även de som inte sänder ut ungdomar, tar ”frivilligt” emot ungdomar . Vid behov koordinerar distriktets YEC denna ömsesidighet.

Klubbens aktivitet och ansvar
Ungdomsutbytet är en aktivitet för klubben, inte bara ett tillfälle att bevilja ett stipendium. Klubben bör göra ett medvetet beslut om varje ungdomsutbyteshändelse. Klubbens eller klubbens ungdomsutbytares centrala uppgifter och ansvar är följande:

• Informera på lämpligt vis om ungdomsutbytet på orten.
• Välja lämpliga kandidater bland ungdomar och värdfamiljer.
• Fatta beslut på klubbnivå.
• Svara för ungdomens ansökan samt ifyllandet av ”Invitation and Host Form”-formuläret tillsammans med ungdomen och hans/hennes familj eller med värdfamiljen, betalningen av anmälningsavgiften samt levererandet av ansökan till distriktets YEC.  
• Avtala om kostnaderna med ungdomens familj och försäkra att ungdomen som sänds ut har tillbörlig försäkring.
• Förbereda ungdomen för resan med Finland- och speciellt lokal lionskännedom och ge något att ta med som en ”lionshälsning”.
• Vid behov hjälpa till med både den utgående och den anländande ungdomens researrangemang och skjuts.
• Vara föreberedd att fungera som kontaktperson och hantera problemsituationer (som är mycket ovanliga) under utbytet.
• Ordna tillfälle för den anländande ungdomen att träffa klubbens lions/en lion.

Val av ungdom
Klubben väljer ungdomarna som sänds i utbyte. Klubben kan ha tidigare definierade valkriterier. Det rekommenderas att lionsfamiljernas ungdomar, leos och andra ungdomar är likvärdigt ställda då valet görs. Däremot är det i enlighet med lions serviceprinciper att ta sociala grunder i beaktande. Man kan ge företräde till en ungdom som kanske annars inte riktigt har möjligheter att resa. Vid finansieringen av utbytet kan man ta i beaktande ungdomens och hans/hennes familjs ekonomiska situation.

Lägerstöd
Distrikten svarar för lägren som ordnas i Finland, även om det praktiska arbetet sköts av en klubb/klubbar. Det har blivit praxis att lägrens finansiering sköts delvis via förbundet, delvis via distriktet och slutligen av klubben/klubbarna som står för arrangemangen. Vanligen besluter distriktens årsmöten om storleken på distriktens stöd. Även de klubbar som inte annars tar del i ungdomsutbytet förväntas stöda lägren.