Allmänt

Helt först vill jag gratulera dig för att du är med i lions vidsträckta och betydelsefulla ungdomsaktivitet som årligen ger värdefulla erfarenheter till både unga, familjer och dig själv samt riklig, i huvudsak positiv feedback.

Ungdomsutbytarens uppgift i klubben

Ungdomsutbytarens uppgift i klubben skiljer sig från de andra uppgifterna på så vis att den inte utbyts varje år. Ifall det ändå skulle finnas fler intresserade personer i kubben rekommenderas det att uppgiften roteras med tre (3) års intervall. Ungdomsutbytaren kan mycket väl sköta även andra uppgifter i klubben, han/hon kan t.ex. vara president.

Ungdomsutbytarens verksamhetsperiod upphör inte i slutet av juni. I själva verket är sommaren den aktivaste tiden för ungdomsutbytet (YE = Youth Exchange). Ungdomsutbytaren ansvarar för uppgiften tills alla de egna ungdomarna återvänt från utbytet och utfört den behövliga rapporteringen (t.ex. en presentation på höstens klubbmöte), samt tills ungdomarna som kommit till Finland återvänt hem efter utbytet.

Klubbens ungdomsutbytare utnämns vanligen redan på våren. Följande ”färdigheter” underlättar stort den lyckade skötseln av ungdomsutbytarens uppgifter.

• Kontakter till lokala ungdomar och deras familjer samt kännedom om dem. T.ex. är det ofta nyttigt att ha kontakter till gymnasielärare.
• Bra tillgänglighet  både vad gäller personliga kontakter och kontaktmedier.
• Minst tillfredsställande (läs)kunskaper i engelska.

Det är bra att ta den nya ungdomsutbytaren som ”lärling” genast efter valet.

ALLMÄNNA HANDLINGSANVISINGAR

För enkelhetens skull presenteras handlingsanvisningarna i mycket konstaterande stil, delvis katalogiserade. Naturligtvis är klubbarnas och ungdomsutbytarnas handlingssätt samt varje utbyteshändelse unika och bör behandlas som sådana med tillämpning av anvisningarna vid behov.  Det viktigaste är att hålla fast vid principerna bakom anvisningarna. Målet är ju så lyckade ungdomsutbyten åt båda hållen som möjligt.

Verksamhet i klubbarna

Du är din klubbs representant i ärenden som gäller ungdomsutbytet och du ansvarar om tillhörande verksamhet. Din uppgift är att förbereda och presentera relaterade ärenden för din klubbs styrelse och klubbmöte, både när det gäller utgående och inkommande utbyte. Dessa ärenden är bl.a.:

• Uppehälle av YE-kännedom i klubben
• Inkludering av YE i verksamhetsplanen och budgeten. Ta i beaktande både utgående och inkommande utbyte samt ömsesidighetsprincipen.
• Försäkra dig om att din klubb utnämner en ungdomsutbytare för nästa period. Ifall det är någon ny, påbörja hans/hennes inskolning. Märk att i vissa distrikt förverkligas ungdomsutbytarnas inskolning i samband med distriktsmötet i april.
• Ge information om ungdomsutbytet för din klubbs verksamhetsberättelse och andra verksamhetsrapporter. Arkivera data och dokument.

Lokal verksamhet

Din uppgift är att sörja för tillräcklig YE-informering på din ort så, att potentiella utbytesungdomar och potentiella värdfamiljer är medvetna om denna möjlighet. Du kan använda dig av följande medel:

• Om de finns flera klubbar på din ort, samarbeta gärna med dem.
• Gymnasier och andra läroanstalter för unga i YE-åldern är centrala informationskanaler.
• Annonsering i lokaltidningen, speciellt om ni samarbetar med andra klubbar.
• Informationsinslag i lämpliga samhang.
• Direkta kontakter till potentiella unga och deras familjer (oftast det effektivaste sättet).
• Uppehåll en egen ”informationsbank” om potentiella ungdomar och familjer.

Verksamhet i distriktet

Likt annan lionsverksamhet är ungdomsutbytet organiserat distriktsvis (Finland har 14 distrikt). Klubbens ungdomsutbytare bör ha en fungerande kontakt till distriktets ordförande för ungdomsutbytet (YCEC = Youth Camp & Exchange Chairperson) och/eller till en YE-kommittémedlem om en sådan kommitté existerar i distriktet.

• Tillhandahåll dina kontaktuppgifter till ditt distrikts YCEC årligen, senast i september men helst redan på våren.
• Ta åtminstone en gång del i YE-utbildningen, helst genast efter att du utnämnts till ungdomsutbytare.
• Ta aktivt del i möjlig samverkan mellan ungdomsutbytare i ditt distrikt, t.ex. sammanträden i samband med DRK (PNAT) och informationstillfällen.
• Försäkra dig alltid i början av höstperioden om vad den nya verksamhetsperioden erbjuder/kräver av ditt distrikts YCEC eller av en medlem i ungdomsutbyteskommittén.
• Se efter att distriktets YCEC har korrekt information om utbytet i din klubb.
• Se efter att din klubb betalar den gemensamt avtalade lägerstödsavgiften även om din klubb inte annars tar del i ungdomsutbytet det året.

Leos och ungdomsutbyte

Leoverksamhet och ungdomsutbyte kompletterar varandra utmärkt. Även om leos och andra ungdomar är likvärdigt ställda vid valet av utbytesungdomar kan leomedlemskap och –verksamhet ses som en positiv faktor då man uppskattar likvärdighet. Samarbetet ger många nya möjligheter till båda parterna.

• Av leos får YE ”representativa” ungdomar i utbyte som känner till lionsverksamheten.
• YE får av/via leos värdar/värdfamiljer för det inkommande ungdomsutbytet.
• YE får av leos motiverade ledare och föreståndare för ungdomslägren.
• Genom YE får leos tillfälle att uppleva andra länders kultur, lionsverksamhet och möjligtvis möta andra leos.
• Leos får möjlighet att bekanta sig med utländska ungdomar via det inkommande ungdomsutbytet.
• Leos får möjlighet att träna sina ledarkunskaper på ungdomslägren.  

Ifall det på din ort eller på närgränsande trakt finns en aktiv leoklubb, meddela detta till de YES (YES = Youth Exchange Student) som din klubb utvalt. Berätta också för leoklubben om ungdomarna i din klubb. Information om leoklubbarna får du av ordförande för leoverksamheten i ditt distrikt.

Men kom ihåg: Samarbetet mellan leos och YE är en möjlighet, inte en skyldighet!

Till början av sidan

UTGÅENDE UNGDOMSUTBYTE

Specifika handlingsanvisningar för utgående YE finns under länken ”Utgående utbyte”. Här presenteras mer allmänna synpunkter som är nyttiga för ungdomsutbytaren. Också i den ovan presenterade verksamhetsbeskrivningen finns rikligt med information som berör det utgående utbytet.

Val av YES

Som det redan tidigare nämnts borde lions barn, leos och andra ungdomar behandlas likvärdigt i valsituationen. Klubbar har dock olika valkriterier, t.ex. har vissa tillsatt en kvot för lions barn medan andra kanske stöder dem med en mindre penningsumma. Det finns inga strikta generella regler utan klubbarna kan relativt självständigt tillsätta sina egna handlingsanvisningar om detta. Nedan finns några faktorer som påverkar valet:

• Ovan nämnd leoverksamhet kan ses som en positiv faktor.
• Sociala grunder kan tas i beaktan; man kan välja att sända ut ungdomar som annars har magra chanser till utlandsresor.
• Sänd ut aktiva ungdomar. Ett bra sätt att konstatera om ungdomen är aktiv eller inte är om han/hon själv aktivt kontaktar ungdomsutbytaren. Dock kan vissa ”aktiva” föräldrar initiera kontakten men man borde kunna taktfullt meddela att det är frågan om ”ungdomsutbyte”, inte ”föräldrautbyte”.
• Ungdomen bör vara ordentlig till både beteende och sätt. Det är inte nödvändigt att vara en toppenkille eller –flicka.  Man borde dock inte sända ut unga som beter sig på ett förolämpande sätt. Och i vilket fall som helst ska man inte sända ut unga som man vet att har problem med droger eller andra rusmedel.
• Dessutom ska man överväga ungdomens mogenhet för utbyte. Enbart åldern räcker inte. Detta beror också på målet ungdomen ansöker till - det är en helt annan sak att spendera ett par veckor i Sverige eller 6 veckor i Australien.  Kan ungdomen tala mållandets språk tillräckligt bra, så att han/hon kan njuta av sin vistelse i ett främmande hem och en främmande miljö?

Arbete med ungdomen och hans/hennes familj

Ungdomsutbyte är inte bara att utdela stipendier utan en aktivitet för klubben och ungdomsutbytaren. Redan de ovan nämnda valkriterierna förutsätter att ungdomsutbytaren eller någon annan i klubben känner ungdomen som ansöker tillräckligt bra. Hursomhelst är det kanske viktigare att från början ledsaga ungdomen att aktivt utveckla sig själv.

Du bör samtala med ungdomen och hans/hennes familj, berätta vad ungdomsutbytet handlar om, presentera de olika alternativen YE erbjuder (målländer, läger, familjevistelse) och preliminärt avtala om uppdelningen av avgifter och ansvar mellan klubben och familjen. Också restriktionerna bör nämnas. Under samtalets lopp kan det vara bra att ”bepröva” ungdomen även med oväntade frågor. Det är bra att få en bild om:

• Att ansökan till ungdomsutbytet är ungdomens egen vilja
• Ungdomens lämplighet till utbyte, självständighet, anpassningsförmåga, sinne för humor, artighet och gladhet
• Ungdomens hobbyer, de kan ge idéer till lämpliga utbytesmål.
• Ungdomen förbinder sig att åka i utbyte ifall han/hon godkänns och om han/hon förbinder sig att följa utbytets regler

Ungdomsutbytets centrala begränsningar är:

• under utbytet är det förbjudet att utan tidigare skriftligt tillstånd göra egna resor
• ungdomsutbytet är inte menat för förvärvsarbete eller studier
• det är förbjudet att köra motorfordon i allmän trafik
• det är förbjudet att använda och inneha droger
• det är förbjudet att inta alkohol (eller åtminstone att supa)

Dessutom kan det i olika länder och kulturer finnas begränsningar som för oss är vanliga och lovliga, t.ex. accepterar vissa mål/läger inte vegetarianer. Ungdomen och familjen måste informeras att trotsande av reglerna kan leda till att ungdomen skickas hem i mitten av utbytet på hans/hennes egen kostnad (detta är dock mycket sällsynt).  

Med hjälp av samtalet/intervjun får du en bra bild av ungdomen och hans/hennes lämplighet till utbyte. Samtidigt kan man med hela familjen ta upp värdfamiljeverksamheten. Den personliga kontakten ger ungdomen och familjen en positiv och trygg bild av lions och ungdomsutbytet.

Även om YE är en aktivitet för klubbarna är huvudsaken ändå att aktivera ungdomen som ska i utbyte. Undvik alltså att göra allt åt ungdomen. Redan ifyllandet av ansökningsblanketten kan lämnas på ungdomens ansvar. Speciellt borde man låta ungdomen själv söka information om det bekräftade mållandet, om Finland och den egna orten. Däremot hör det till ungdomsutbytarens uppgifter att förbereda ungdomen i lionsärenden, vilket skulle vara svårt för ungdomen ensam.  

När resemålet och kostnaderna har bekräftats, avtala noggrant om vem som betalar vad. Det finns ingen generell regel för hur klubben sponsorerar. Vissa klubbar betalar resorna medan andra ger ”lite fickpengar”. Man kan helt bra komma överens om att ge mindre till en känt välbärgad familjs ungdom än till en mindre förmögen familjs ungdom. Avtala också noggrant om försäkringen (obligatorisk) och resans praktiska arrangemang.

Om möjligt, delta gärna på våren i ditt distrikts ungdomsutbytesinfo med ungdomen och hans/hennes föräldrar. Detta hjälper igen ge bilden att vi lions på riktigt uppskattar ungdomsutbytet och tar hand om ungdomarna som ska i utbyte.  

Till början av sidan

INKOMMANDE UNGDOMSUTBYTE

Detaljerade verksamhetsanvisningar för inkommande YE finns under länken ”Inkommande utbyte”. Här presenteras allmänna synpunkter som är nyttiga för ungdomsutbytaren.  Internationella läger är en del av det inkommande ungdomsutbytet. Lägren har sin egen sida, ”Att ordna ett läger”. Också i verksamhetsbeskrivningen ovan finns information om det inkommande utbytet.

Att söka och välja värdfamilj

För det inkommande utbytets andel, om man inte räknar med lägren, har den mödosammaste uppgiften varit att hitta värdfamiljer i tid. Enligt de internationella spelreglerna borde de inkommande ungdomarnas placeringsort meddelas före slutet av april och familjeinformationen före slutet av maj. Beklagligt ofta är ungdomens placering och familj obestämda ännu i slutändan av juni. Detta är dock inte endast ett finskt fenomen. Det finns alltså något att förbättra på i även denna aktivitet.

Alla ansökan till inkommande utbyte anländer till ungdomsutbytets verksamhetsledare YCED, som indelar ungdomarna till olika distrikt enligt hur de valt att komma till lägren eller endast till en familjevistelse. Som stöd för distriktet som står i lägertur utnämns två andra distrikt som tillsammans anskaffar tillräckligt många familjer för lägerungdomarnas familjevistelse. Allt som allt strävar man till rimlig ömsesidighet i mottagandeplikten även på distriktsnivå – den som sänder ut flera tar också emot flera. De senaste åren har det anlänt 2/3 av de utgående ungdomarnas antal. När flera över två veckor långa familjevistelser indelas i två eller t.o.m. tre delar, behöver vi grovt sett ca lika många värdfamiljer som vi sänder ut ungdomar.

Distrikten delegerar ömsesidigheten till klubbnivå (på lite annorlunda sätt beroende på distriktet). Eftersom vissa klubbar tar emot ungdomar men inte sänder ut några, eller tar emot mer än de sänder ut behöver inte alla klubbar som sänder ut ungdomar också ta emot dem. Varje distrikts YCEC sköter om den klubbenliga ömsesidigheten.

Ömsesidighetsprincipen gäller klubben, inte familjen vars ungdom ska i utbyte. Ofta tar ändå gärna en familj vars ungdom varit i utbyte eller ska i utbyte också emot en inkommande ungdom. Det rekommenderas att ifall någon ”med nöd och näppe underårig” som vill i utbyte först skulle ”öva” genom att ta emot en ungdom. Å andra sidan är det inte rekommenderat att när familjens enda ungdom åkt i utbyte ta emot en ungdom i hans/hennes ställe. Det är bättre att vänta till nästa sommar så att familjens egen ungdom få vara med och njuta av bemötandet. Det är alltid bra att efterhöra om avsändarfamiljens möjligheter och intresse att även ta emot en ungdom.  

Värdfamiljen behöver inte alls vara en lionsfamilj, även om det inte heller skadar. En normal finsk familj lämpar sig bra.  I praktiken har det visat sig att det på varje ort finns familjer som gladeligen tar emot ungdomar bara de får information om saken på rätt sätt. Detta kräver en del aktivitet från din och de andra klubbmedlemmarnas del. Utmärkta ”jaktställen” för värdfamiljer ät igen gymnasier och andra läroanstalter för jämnåriga. Det är bra att uppehålla en förteckning över ortens potentiella värdfamiljer.

Det bör finnas minst en vuxen i mottagarfamiljen (i detta fall över 21-årig) som är ansvarsperson för utbytet. Han/hon bör vara tillgänglig för både den anländande ungdomen och klubben under utbytet. Det rekommenderas att det i familjen eller i närheten finns ungefär en jämnårig ungdom(ar), som har tid att vara med utbytesungdomen. En annan välfungerande lösning är att t.ex. ett pensionärspar tar emot två YES från olika länder. Pensionärer har ofta gott om tid att fungera som värdfamilj och ungdomarna har sällskap av varandra. Någon i familjen måste kunna kommunicera med utbytesungdomen antingen hjälpligt på engelska eller på annat språk som ungdomen kan. (Det antas att alla inkommande ungdomar kan engelska i någon mån). Dessutom är det rekommenderat att ungdomen under familjevistelsen har möjlighet till privatliv, t.ex. att han/hon har ett eget rum under utbytet.

På samma sätt som med de utgående ungdomarna bör du vara i personlig kontakt med värdfamiljen. Klubben/ungdomsutbytaren svara för att familjen är lämplig som värdfamilj. Kontakt med familjen går naturligt när man tillsammans fyller i formuläret ”Invitation and Host Form”. På samma gång har man en bra chans att gå igenom ungdomsutbytets spelregler. Det finns mer information om värdfamiljverksamheten under länken ”Värdfamiljer” till vänster.

Skyldigheter angående en inkommande utbytesungdom

Klubbens ungdomsutbytare stöder (eller ordnar stöd från klubben) vid behov till värdfamiljerna genast, när den inkommande ungdomen och hans/hennes information bekräftas. I stödet ingår kontakt mellan familjen och ungdomen före ungdomen anländer i Finland, kontakt med distriktets YEC och/eller lägerkoordinator, transport till och från familjen samt transport till lägret eller bort från lägret. Oftast är det dock familjerna som självständigt tar hand om dessa uppgifter.

Under ungdomens familjevistelse bör man ordna för honom/henne ett tillfälle att överräcka de hälsningar till värdklubben som hemlandets lions med all sannolikhet skickat med. På motsvarande sätt vore det bra att ge någon liten genpresent till sändarklubben och varför inte också till ungdomen själv. Ifall klubben har sommarprogram lönar det sig att bjuda med ungdomen: på så sätt sköts också mötesskyldigheten.

Under utbytet bör du eller någon annan klubbmedlem du anordnat vara redo att ta itu med ovanliga situationer. Igen är det oftast familjen som själv sköter om sådana situationer. Ibland kan det dock hända att ungdomen och familjen inte kommer överens sinsemellan. Då är klubbens ungdomsutbytare den närmaste personen som kan reda ut situationen. Efter det tar distriktets YCEC, YCED och/eller motsvarande personer i ungdomens hemland del i situationens hantering. Alla liknande ovanliga situationer är dock ytterst sällsynta.

Till början av sidan