Yleistä

Ohjeistuksessa ei oteta yksityiskohtaisesti kantaa leirin tavoitteeseen, leirin ohjelmaan, leirin turvallisuusohjelmaan, leirin sääntöihin tai muuhunkaan leirin käytännön järjestelyihin liittyviin asioihin. Nämä ovat lähes kaikilta osin leirisidonnaisia sekä paikan että leirin muiden olosuhteiden vaatimusten tai mahdollisuuksien mukaan.

Leirin tavoite ja ohjelma

Leirin tavoite on koota Suomeen tulleita nuoria tutustumaan toisiinsa, toistensa tapoihin ja toistensa kulttuureihin.

Leirin ohjelman voi  piiri / järjestävä klubi vapaasti valita. Mitään yksittäisiä ohjeita ei ole, mutta seuraavia periaatteita on hyvä noudattaa:

• ”sopivasti” vapaa-aikaa,
• ohjattua (mielenkiintoista) tekemistä, 
• liikuntaa, 
• luonto ja Suomen kesä, 
• nuorten laatimat maaesittelyt, 
• leirijuhla. 

Leirille olisi hyvä valita teema, jonka ympärille ohjelma rakennetaan.

Leirimaksu

Suomessa järjestettävät leirit ovat nuorille maksuttomia pohjoismaiden sopimuksen mukaan.Poikkeuksena voidaan periä leirimaksu tarvikekustannusten peittämiseksi. Perustelut leirimaksulle tulee esittää YCED:lle leiriohjelman toimittamisen yhteydessä.

Ennakkovalmistelut

Vastuu leiriorganisaation valinnasta on piirin 1. VDG:llä, johtuen siitä, että leirin suunnittelu aloitetaan hänen kaudellaan

Piirin YCEC avustaa leiriorganisaation valinnassa.

Leiriorganisaatio suunnittelee leirin teeman ja sen perusteella leiripaikan tai päinvastoin.

Laadi leiribudjetti suunnittelemasi ohjelman mukaan tai kääntäen suunnittele ohjelma leiribudjetin mukaan.

Vältä suuria kustannuksia aiheuttavia aktiviteetteja (esim. toistuvat kuljetukset)

Laadi leirin turvallisuussuunnitelma leiripaikan olosuhteisiin sopivaksi.

Huom! Piirin tuki leirille tulee vahvistaa leirivuotta edeltävän vuoden piirikokouksessa ellei piirillä ole päätöstä vuosittain suoritettavasta leirin tukimaksusta.

Leirin säännöt

Täysin alkoholittomia, koskee niin leiriläisiä kuin leiriorganisaatiotakin.

Tupakoimattomuus tulee päättää etukäteen ja se tulee ilmoittaa kansainvälisessä leiriohjelmassa.

Jos nuori on ilmoittanut, että ei tupakoi, niin hänelle ei tupakointi ole sallittua missään olosuhteissa. Koska monet ilmoittavat hakemuksessa tupakoimattomuuden vanhempien ”pelossa”, niin ennen leiriä tulee varmistaa tupakoimattomuus.

Lions -toiminnassa ei ”väitellä” politiikasta ja uskonnosta.

Onko leiripaikalta poistuminen sallittu ja jos on, niin määräaika, mihin mennessä leiriläisten on oltava iltaisin leiripaikalla.

Leiriläisille on varmistettava mahdollisuus ”yksityisyyteen”, esim. nukkumaan meno.

Leiriläisten on kyettävä osallistumaan ohjelmaan.

Muuten leiriläiset voivat itse sopia lisäsäännöistä.

Kun leirille on määritelty säännöt, mieti valmiiksi myös sanktiot sääntöjen rikkomisesta. Vakavissa rikkomuksissa tulee ottaa yhteyttä YCED:hen, jos jatkotoimenpiteenä on mahdollinen nuoren kotiin lähettäminen.

LEIRIORGANISAATIO

Tarkempia tietoja leirin eri henkilöstöjen tehtävistä saat YCED:ltä tai piirisi nuorisovaihtojohtajalta.

Leirin johtaja

Vastaa koko leirin organisoinnista, toteutuksesta ja taloudesta. Leirijohtaja on aina Lion (poikkeuksista tulee sopia piirin johdon kanssa).

Hänellä on apunaan eri osatoiminnoista vastaavia, esim. rahastonhoitaja, muonitus ja majoitus, päivittäisohjelmat jne. Toteutuksen aikaisessa päivittäisessä ohjauksessa suositellaan käytettäväksi Leoja ja aikaisempien vuosien nuorisovaihdossa olleita apuna.

Kaikki muut leiriorganisaation jäsenet voivat olla joko Lioneita tai Ei-Lioneita.

Leirikoordinaattori

Vastaa yhteydenpidosta leiriläisiin, isäntäperheisiin / isäntäklubeihin ja mahdollisiin muihin leiriläisten kulkemiseen liittyviin tahoihin (esim. greeterit ja piirien YCEC:t) ennen leiriä, leirin aikana ja leirin jälkeen.

Leirikoordinaattori sijoittaa leirille tulevat nuoret perheisiin.

Ehkä työllistetyin tehtävä ennen leiriä.

Huom! Leirikoordinaattorilla tulee olla käytettävissää Excel ja Word ohjelmistot, koska suurin osa dokumenteista toimitetaan Microsoft Office tuotteilla tuotetuilla ohjelmistoilla.

Ohjaaja(t), Isäntänuoret (Host Youths)

Leirien isäntänuorina ja leiritoimintojen päivittäisessä ohjauksessa tulee käyttää Leoja mahdollisuuksien mukaan. Isäntänuoret tulisi ottaa mukaan jo leirin valmisteluvaiheessa.

Edellyttää myös Leojen sitoutumista leiriorganisaatioon.

Samoin suositellaan, että käytetään apuna aikaisempina vuosina nuorisovaihdossa olleita.

Leirijohtajalla ja leiriorganisaatiolla on lopullinen päätösvalta ohjaajia ja isäntänuoria valittaessa.

Majoitus, Muonitus, Rahastonhoitaja, Ohjelma, Kuljetus, www-sivut jne.

Kaikki edellä mainitut henkilöt valitaan leirin tarpeen mukaisesti. Tehtävää hoitavien henkilöiden ”tittelit” ovat täysin vapaavalintaisia. Esimerkkinä voidaan mainita rahastonhoitaja, talouspäällikkö, talousjohtaja, rahoitusvastaava.

Raportointi

Päättyneen kauden piirihallitukselle / -kuvernöörille, leiri sisältyy edellisen kauden toimintakertomukseen.

Raporteista toimitetaan kopio YCED:lle

Talousraportit toimitetaan piirin tilintarkastajille normaalin piirimateriaalin mukana.

Vapaamuotoiset raportit: järjestäjät, leiriläiset, organisaatio, ohjelma, talous, arvioinnit.

Vakuutukset

Leiriläisillä on oltava henkilökohtainen ”matkavakuutus” vaihtoon tullessaan.

Lions-liitolla on kolmannen osapuolen vastuuvakuutus.

Suositus: Leiri ottaa leiriorganisaatiolle ryhmätapaturmavakuutuksen.