Yleistä

Nämä lähtevän nuorisovaihdon ohjeet on kirjoitettu lähinnä klubien nuorisovaihtajille kronologisessa järjestyksessä hyvin toteavaan tyyliin (osittain luettelomaisesti). Yleisinformaatiota myös lähtevän nuorisovaihdon osalta löytyy sivulta ”Ohjeita nuorisovaihtajille”. Vaikka ohjeet on kirjoitettu lähinnä klubien nuorisovaihtajille, on suureksi avuksi, jos nuorisovaihtoon (YE) hakeutuva nuori (YES) ja hänen perheensäkin käyvät ohjeet läpi, erityisesti anomuksen laatimisen osalta.

Nuorisovaihtoon haun yhteydessä klubi/nuori täyttävät Hakulomakkeen (Application & Idemnity Form) sekä klubi täyttää Vastaanottositoumuksen. Lomakkeiden täyttöohjeet ovat alla olevassa tekstissä.

Syksy

Mikäli klubisi aikoo lähettää nuoren/nuoria vaihtoon, tee asia tiettäväksi paikkakunnallasi ja kerää/täydennä potentiaalisten lähtijöiden nimilista. Tässä kannattaa usein harrastaa yhteistyötä paikkakunnan klubien sekä koulujen kanssa. Joissakin paikoin asiasta ilmoitetaan myös paikallislehdissä. Esittele vaihtoehdot klubissasi ja aloita klubin päättämien nuorten kanssa hakuprosessi. Opasta lomakkeen täytössä (lomakkeen käsittely- ja täyttöohjeet ovat sivun lopussa kohdassa HAKU)

Talvi ja kevät

YES:sän kohdemaat selviävät helmikuun alussa. Mikäli nuori ei syystä tai toisesta pääse mihinkään kolmesta etusijalle asetetusta kohteesta, hänen, sinun ja piirin nuorisovaihtojohtajan kesken sovitaan uudet mahdolliset kohteet.

Kun kohdemaa on varmistunut ja kustannukset ainakin suunnilleen tiedossa, sovi vielä kerran kustannusten jaosta nuoren/perheen ja klubin kesken. Sovi myös siitä, kuka vastaa matkajärjestelyistä. USAan, Australiaan, Uuteen Seelantiin sekä Japaniin suuntautuvat matkat kilpailutetaan Lions liiton toimesta. Matkatoimistot hoitavat laskutuksen suoraan lähteville nuorille. Muiden matkaan liittyvien järjestelyjen osalta, toimenpiteet suoritetaan edelleen Lions liiton toimesta.
 Auta nuorta/perhettä matkan järjestämisessä tarvittaessa.

Valmenna lähtevä nuori yleisellä, Suomen ja erityisesti paikkakuntasi lionstietoudella. Nuoren voi kutsua klubikokoukseen keväällä. Varmista, että nuori osallistuu piireissä järjestettävään infotilaisuuteen kevättalvella tai keväällä. Jos mahdollista osallistu siihen. Järjestä nuorelle jokin, mieluummin klubiisi liittyvä lionstervehdys kohdemaan lioneille vietäväksi.

Kesä ja syksy

Kun nuori on vaihdossa, varaudu mahdollisten poikkeustilanteiden selvittelyyn yhdessä YCEC:n ja perheen kanssa. Mikäli itse olet pitkään saavuttamattomissa, järjestä joku varahenkilö klubistasi. Kun nuori on palannut vaihdosta kysy tuoreet kommentit matkasta ja muistuta häntä raportoimaan matkansa viivyttelemättä YCEC:lle ja/tai kohdemaan koordinaattorille.

Kirjaa vaihto klubisi toimintakertomukseen. Järjestä nuorelle tilaisuus tulla klubiin kertomaan matkastaan.

Haku

Hakuun liittyy kolme asiaa:

Nuorisovaihtoon osallistumismaksu. Maksu on 60 euroa (kaudella 2011-2012). Sillä hankitaan kaikille lähtijöille nuorisovaihtoreput, nuorisovaihdon t-paita, nuorisovaihtomerkkejä ja muita tarvikkeita. Klubi ja nuori/nuoren perhe voivat sopia kumpi maksun maksaa. Se tulee olla maksettuna samaan aikaan, kun allekirjoitettu hakemus toimitetaan piirin YCEC:lle.
Huomioi, että mikäli maksua ei ole maksettu joulukuun 23. päivään mennessä, ei hakemusta oteta käsittelyyn.
Maksetaan Suomen Lions-liiton nuorisovaihtotilille FI26 8000 1700 4392 02. Tiedonantoihin on laitettava:

1. ”YE-maksu”
2. Nuoren nimi
3. Klubin nimi

Varsinainen hakulomake ja sen käsittely. Katso alla.

Koska vastaanotto/vastavuoroisuus on vaikeutunut, tulee klubin allekirjoittaa ja lähettää jokaisen hakemuksen mukana ”Klubin sitoutuminen nuorisovaihtoon”. Se on erillinen suomenkielinen lomake, jonka saa mm. tästä linkistä ”Vastaanottositoumus”

Hakulomake ja sen käsittely

Nuorisovaihtoon haetaan lomakkeella ”Application & Indemnity Form”. Vuoden 2012 nuorisovaihtoon liittyvä lomake on noudettavissa linkistä "Hakulomake" ilman piirikohtaisia tietoja. Lomake on saatavissa piirien nuorisovaihtojohtajilta (YCEC) tai piirien kotisivuilta piirin tiedoilla esitäytettynä. Oletuksena on, että nuorisovaihtajalla ja/tai nuorella tai heidän saatavillaan on tämän Excel–hakemuksen täyttöön ja käsittelyyn soveltuva tietokone ja internet-yhteydet. Jos käytät jotain muuta taulukoiden käsittelyohjelmaa, muista tallettaa hakulomake Excel muodossa jatkokäsittelyn mahdollistamiseksi.

Käsin täytettyjä lomakkeita ei oteta käsittelyyn.

Erityisen suositeltavaa on, että nuori, nuoren perhe/huoltajat ja klubin nuorisovaihtaja täyttävät hakulomakkeen yhdessä samalla keskustellen ja sopien nuorisovaihtoon liittyvät asiat. Lomake tulee täyttää ja toimittaa piirin YCEC:lle joulukuun 23. päivään mennessä. Noudatetaan mahdollisuuksien mukaan seuraavia käsittelyohjeita ellei piirin YCEC:n kanssa ole muuta sovittu. (Ohjeiden viittaukset soveltuvat Excel-versioon)

• Lue ja tutustu huolella lomakkeen tekstiosuuksiin
• Lomake täytetään tietokoneella. Huom! Lomakkeeseen ei saa lisätä eikä siitä saa poistaa sarakkeita, rivejä tai soluja.
• Jos yhteistäyttö ei ole mahdollista, nuori ja perhe täyttävät ensin lomakkeen kohdat I, II, IV ja V (ei vielä allekirjoituksia) sekä mahdollisesti erillisenä tiedostona (word) kirje ”Dear Host Family” ja tallentavat tiedoston koneelleen (tai erilliselle tietovälineelle).
• Tiedosto lähetetään nuorisovaihtajalle, joka täydentää lomaketta täyttämällä kohdan VI, tallentamalla sen koneelleen (tai erilliselle tietovälineelle) ja palauttamalla sähköpostilla näin täydennetyn lomakkeen nuorelle.
• Nuorisovaihtaja lähettää täytetyn (mutta allekirjoittamattoman) lomakkeen sähköpostilla (liitteenä) YCEC:lle.
• YCEC tarkastaa lomakkeen täytön oikeellisuuden, lisää ensimmäisen sivun ylälaidassa olevan YES –koodin ja täyttää kohdan VII (ellei ole ollut jo esitäytetty).
• YCEC lähettää sähköpostilla nuorisovaihtajalle ja nuorelle YES –koodilla varustamansa lomakkeen takaisin ja pyytää mahdollisesti tarkistamaan joitakin asioita.
• Nuori ja nuorisovaihtaja viimeistelevät hakemuksen tarpeen mukaan. Viimeistään nyt nuori kirjoittaa kirjeen Dear Host Family. Sekä nuori että nuorisovaihtaja taltioivat hakemuksen koneelleen (tai erilliselle tietovälineelle).
• Mikäli hakemukseen tuli muutoksia edellisessä kohdassa, nuorisovaihtaja lähettää hakemuksen (ilman allekirjoituksia) sähköpostilla YCEC:lle, joka siirtää hakemuksen omaan tiedostokansioonsa.
• Nuori, perhe ja nuorisovaihtaja tulostavat riittävän määrän hakemuksia sekä päiväävät ja allekirjoittavat ne (sivu 3) mustekynällä. Tässä vaiheessa hakemukseen ja kirjeeseen voi laittaa digitaalisia kuvia.
• Nuorisovaihtaja lähettää 4 kpl allekirjoitettuja, kuvalla varustettuja hakemuksia liitteineen YCEC:lle kirjepostissa. Nuorisovaihtajan on hyvä varata yksi allekirjoitettu lomake klubin arkistoon. Ennen hakemusten kopiointia, varmista piirin nuorisovaihtojohtajalta, kuinka monta kopiota hän tässä vaiheessa tarvitsee.

Lomakkeen täyttöohjeet

Yleiset ohjeet

• Täytetään englannin kielellä
• Kaikki puhelinnumerot kansainvälisessä muodossa, esim. +358 9 123 4567
• Päivämäärissä on hyvä kirjoittaa kuukausi kirjaimin, esim. 12 Oct 1995. Poikkeuksena on Date of birth, missä se kirjoitetaan muodossa dd.mm.yyyy.
• Osoitteissa on hyvä välttää ääkkösiä, mikäli ne sitenkin ovat yksiselitteisesti ymmärrettäviä, esim. Kirkonkylantie 10, FI-00700 Helsinki, Finland. Postinumeroiden eteen FI-tunnus.
• Jos käytettävissä on vaihtoehtoisia sähköposteja, vältetään ilmaisten osoitteiden (esim. @hotmail.com) antamista. Toivotaan myös, että annettu sähköpostiosoite olisi käytössä vaihdon loppumiseen saakka.
• Kopio voimassa olevasta passista on hyvä liittää mukaan, jos passi on olemassa.
• Mikäli oleellisissa tiedoissa (esim. kontaktitiedot, erityisesti sähköposti) tapahtuu muutoksia haun ja vaihtoon lähdön välillä, on niistä välittömästi tiedotettava.
• Seuraavassa on itsestään selvät asiat jätetty ohjeistamatta

I. Preferred youth exchange alternatives

• Suositellaan mahdollisimman pitkän aikavälin (From-To) määrittämistä.
• Suositellaan kaikkien kolmen toivotun kohdemaan nimeämistä. Toivottu leiri nimetään, jos on tiedossa.
• Rastitetaan haluttu vaihtoehto ”Perheoleskelu ja leiri” tai ”Pelkkä perheoleskelu”. Huom! Monissa maissa ei pelkkä perhemajoitus ole mahdollista, joten nuoren halutessaan pelkkään perhemajoitukseen, tulee tämä mahdollisuus selvittää piirin nuorisovaihtojohtajan kanssa.

II. Applicant's basic data

• Family name: sukunimi
• First name: etunimi tai kaikki etunimet
• Osoitteessa meillä Suomessa ”State” jää tyhjäksi
• Phone (home): tarkoittaa muuta kuin nuoren omaa kännykkää, josta nuori on parhaiten tavoitettavissa.
• Hobbies and Other interest: luettelo tärkeimmistä. Kirjeessä voi tarkentaa ja selostaa laveasti.
• Applicant’s Health, Medical and Dietary Data: Nämä asiat jatkuvat kohdassa IV. Kysymyksiä on lisätty kohtia ”kansainvälisestä sopimuksesta” johtuen. Kaikki kohdat on täytettävä rehellisesti ja mahdollisimman tarkasti. Tarvittaessa on tehtävä erillinen selvitys tai hankittava lääkärintodistus. Mitkään tässä kysytyt asiat eivät sinänsä ole esteenä nuorisovaihdolle. Kohdemaissa otetaan huomioon näistä mahdollisesti aiheutuneet rajoitukset nuorten sijoittelussa (esim. kissa-allergista ei sijoiteta ”kissaperheeseen”) Tapaukset, joissa näissä asioissa on annettu väärää tietoa ovat usein johtaneet hankaliin tilanteisiin (esim. tupakoinnin salaaminen). Normaalissa tapauksessa, ellei sitä erikseen myöhemmin pyydetä, ei tarvitse käydä lääkärintarkastuksessa. Jos jotakin asiaa ei ole, kirjoitetaan None (esim. allergiat). Jos jotakin ei tiedetä, kirjoitetaan Not known (esim. veriryhmä)

III. Authorised YCE chairperson responsible for this form

Tämän kohdan täyttää lopullisen kohdemaan/osavaltion koordinaattori Suomessa helmikuussa lähettäessään hakemuksen hyväksyttäväksi kohdemaahan. Hän lähettää tiedot itsestään myös nuorelle ja nuorisovaihtajalle.

IV Applicant's additional data

• Name of insurance company: matkavakuutusyhtiö, jos on jo olemassa, muuten TBD (= To Be Determined)
• Policy no: matkavakuutuksen numero, jos on jo olemassa, muuten TBD.
• Other language spoken: kielet, joilla pärjää yksinkertaisissa arkipäivän tilanteissa.
• T-shirt size: Monilla leireillä on leiripaita. Huom! koot eivät välttämättä ole kaikissa maissa ”saman kokoisia”
• Mother language: Vain Suomessa käytössä oleva tieto, täytetään, mikäli hakijan äidinkieli on joku muu kuin suomi
• Applicant’s Health, Medical and Dietary Data: Katso edellistä kohtaa

Mikäli näissä terveystiedoissa tapahtuu muutoksia haun ja vaihtoon lähdön välillä, on niistä välittömästi ilmoitettava, ei kuitenkaan sellaisista sairauksista, jotka todennäköisesti ovat ohi vaihtoon lähdettäessä.

V. Applicant's family data

• Täytettävä, vaikka hakija on täysi-ikäinen, yli 18 vuotta
• Yksinhuoltajatapauksissa yhden henkilön tiedot riittävät

VI. Responsible Lions club data

• Klubin nuorisovaihtaja täyttää
• District: kirjoitetaan kokonaan, ellei ole jo esitäytetty, esim. 107-A
• Club YE Chairperson: klubin nuorisovaihtaja
• Basis of financing: rastitetaan kaikki ”päärahoittajat” (pieniä taskurahoja ei tarvitse noteerata).

VII. Lions district data

• Piirin YCEC täyttää

VIII ja IX. “Luettava huolella”

X. Signatures

• Allekirjoitukset on tässä lomakeversiossa kerätty kaikki samaan kohtaan

XI All other information

• Tähän voi vapaasti laittaa tietoja, joita edellisten lisäksi haluaa tuoda esiin

”Dear host family”

Viimeistään allekirjoitettujen paperikopioiden mukaan nuoren tulee liittää kirje tulevalle isäntäperheelleen. Kirje on vapaamuotoinen. Usein tässä kirjeessä nuori kertoo itsestään, perheestään ja kotiseudustaan hieman laajemmin, kuin mitä hakulomakkeessa on mahdollista. Voi myös kertoa, mitä odottaa vaihdolta, miksi vaihtoon on hakeutunut.

Teknisiä suosituksia kirjeelle ja muille liitteille:

• Kirje voisi olla wordilla kirjoitettu, allekirjoitus käsin. Lähetetään hakemuksen mukana sähköisenäkin.
• Jos liitätte kirjeeseen digitaalisia kuvia, pakatkaa ne siten, että kokonaisuus menee ”ahtaimmistakin kaistoista” kuin mitä Suomessa on jo totuttu.
• Jos kiinnitätte ”passikuvanne” hakemukseen, käyttäkää liimaa, ei nitojaa (hakemuksista otetaan lisäkopioita)
• Kaikissa erillisissä liitteissä, yksittäisissä kuvissakin takapuolella, tulee olla hakijan nimi (etteivät sekoitu lukuisten käsittelyjen aikana).

Sivun alkuun