Arkistointiohjeet klubeille Tulosta
Viimeksi päivitetty 13.11.2009 11:24

Klubin hallituksen tehtävä on järjestää klubin asiakirjojen laatiminen, hoitaminen ja säilyttäminen. Asiakirjojen arkistointi on tärkeätä toiminnan tarkastettavuuden, viranomaisille mahdollisesti tehtävien selvitysten ja klubin oman historian dokumentoimiseksi.

Alla olevassa taulukossa on ilmoitettu klubitoiminnassa yleisimmin tarvittavat asiakirjat. Arkistoitavat asiakirjat ja niiden säilytysajat ovat seuraavat:

Asiakirja Säilytysaika
1. Pöytäkirjat
Oma toiminta
1.1 Klubikokous Säilytetään pysyvästi
1.2 Hallitus Säilytetään pysyvästi
1.3 Toimikunnat Säilytetään pysyvästi
Järjestön toiminta
1.4 Lohko/Alue Säilytetään pysyvästi
1.5 Piiri Säilytetään pysyvästi
1.6 Lions-liitto Säilytetään pysyvästi

2. Lähetetyt asiakirjat
2.1 Klubien kirjeet Säilytetään pysyvästi
2.2 Jäsen- ja toimintailmoitukset

5 vuotta

2.3 Muut

 2 vuotta, tarpeen mukaan pidempään

3. Saapuneet asiakirjat
3.1 Piirikuvernöörin tiedotteet 5 vuotta
3.2 Lions-liiton kirjeet 5 vuotta
3.3 Päämajan kirjeet ja ilmoitukset 5 vuotta
3.4 Ohjeet ja pysyväismääräykset

Voimassaoloajan

4. Tiliasiakirjat
4.1 Pääkirjat 10 vuotta
4.2 Kassapäiväkirjat 10 vuotta
4.3 Tositteet 6 vuotta

5. Veroasiakirjat
5.1 Ilmoitukset verottajalle 10 vuotta

6. Säännöt ja sopimukset
6.1 Klubin säännöt Säilytetään pysyvästi
6.2 Piirin säännöt Säilytetään pysyvästi
6.3 Lions-liiton säännöt Säilytetään pysyvästi
6.4 Muut Säilytetään pysyvästi

7. Tilastoasiat
7.1 Jäsenasiat Säilytetään pysyvästi
7.2 Läsnäolotilastot Säilytetään pysyvästi
7.3 Muut 10 vuotta

8. Muut asiakirjat
8.1 Klubin toimintakertomus Säilytetään pysyvästi
8.2 Piirin julkaisut Tarpeen mukaan
8.3 Lions-liiton julkaisut Tarpeen mukaan
8.4 Päämajan julkaisut Tarpeen mukaan
8.5 Valokuvat, esitelmät, lehtileikkeet Tarpeen mukaan